Доносить плохие новости нелегко, особенно если вы ненавидите разочаровывающих людей. Тем не менее, в какой-то момент вашей карьеры вам, возможно, придется написать письмо с отказом, чтобы сообщить заявителю о том, что его работа была неудачной. При правильном подходе вы можете написать письмо, которое доставляет плохие новости, но при этом остается вежливым.
Начните письмо с благодарности заявителю за его время. Письмо должно начинаться с «Уважаемый мистер или миссис …» и далее от имени организации.
Четко изложите отказ, чтобы получатель не запутался. Не используйте положительные слова, чтобы начать отрицательное предложение. Например: «Мы были очень впечатлены вашим резюме, но с сожалением сообщаем вам, что вы не подходите для этой должности». Будьте ясны и лаконичны, чтобы получатель точно знал, что вы имеете в виду. Не делайте письмо длиннее, чем нужно; сообщать плохие новости как можно скорее, оставаясь вежливым.
Объясните причины решения. Возможно, задание уже выполнено или в заявочных документах произошла ошибка. Указать причину отказа важно, если вы хотите помочь заявителю улучшить свои шансы на успех в будущем или если вы хотите указать на легко исправляемую ошибку. Однако некоторые компании или частные лица предлагают риторическую причину; это вариант, чтобы не говорить правду. Например, если человек опоздал на собеседование или у него плохая гигиена, вы должны использовать риторику вместо объяснения истинной причины.
Закройте письмо с вежливым предложением и запиской доброй воли. Например: «Мы ценим ваше время и усилия на протяжении всего процесса собеседования». Пожелайте заявителю всего наилучшего в будущем и предложите еще одну попытку. Не делайте концовку длинной и затяжной, рискуя казаться неискренней.
подсказки
-
Обязательно отправьте письмо с отказом в своевременном вопросе. Не оставляйте человека висеть для окончательного решения.
