Организации не могут принять каждое предложение, которое они получают, и поэтому должны написать письма, чтобы сообщить компаниям, что они отказываются от своих предложений. Это часто обрабатывается по электронной почте. Компания, отклоняющая предложения, создает письмо и отправляет его по электронной почте соответствующим предприятиям. Каждый раз, когда компания пишет письмо об отказе, она должна учитывать несколько ключевых моментов, в том числе сохранять их дипломатичность, искренность и краткость.
Используйте тему. Когда вы пишете электронное письмо, есть возможность заполнить тему в строке темы. При написании письма об отказе от предложения используйте строку темы, чтобы сообщить человеку, к чему относится электронное письмо. Оно не обязательно должно содержать слова «отказ в предложении», но может содержать что-то вроде «в ответ на ваше предложение».
Сохраняйте простое форматирование. Не используйте необычные типы шрифтов или какие-либо специальные форматы. Используйте стандартное форматирование, которое есть в большинстве электронных писем, и сохраняйте слова вровень с левым полем.
Адрес электронной почты. Начните письмо, направив его контактному лицу, написавшему оригинальное предложение. Если в предложении нет конкретного контактного лица, обратитесь в отдел кадров компании.
Укажите цель письма. Будьте ясны, прямолинейны и дипломатичны, когда начнете письмо. Сообщите читателю, что вы пишете это письмо, чтобы, к сожалению, сообщить ему, что ваша компания отказывается от предложения, представленного им или его компанией. Не забудьте указать название вашей компании и цель первоначального предложения.
Включите причину. Письмо об отказе должно быть искренним и искренним. Из-за этого у большинства компаний есть причина, которая объясняет, почему они отказываются от предложения. Причины отклонения предложения различны, но обычно связаны с затратами.
Предлагайте позитивные пожелания читателю.Сообщите читателю, что вы пожелаете ему и его бизнесу всего наилучшего в будущем, и предложите ему предложить предложения для будущих проектов, которые может иметь ваша компания.
Подпишите письмо. В конце электронного письма подпишите письмо «С уважением», за которым следует ваше имя и должность.
подсказки
-
Всегда проверяйте деловые письма перед их отправкой. Не говорите негативных слов о компании, вместо этого старайтесь держать письмо позитивным.
