Написание писем об отклонении ставок является обычной, но не любимой частью ведения бизнеса. Письмо об отклонении предложения написано компанией, чтобы сообщить другой компании, что заявка, поданная компанией, не была принята. При написании писем такого типа имейте в виду, что ваше сообщение должно быть вежливым и прямым. Он должен объяснить причины, по которым заявка была отклонена, а также сообщить, что будущие заявки от этой компании будут с удовольствием рассмотрены.
Подготовьте заголовок письма. Включите дату, название компании, имя контактного лица и адрес компании, чья заявка была отклонена.
Обращайтесь к письму соответственно и с уважением. Письмо должно быть адресовано с использованием слова «Уважаемый», а имя контакта должно быть указано далее.
Начните письмо, поблагодарив компанию за предложение. Письмо об отклонении предложения должно быть вежливым и должно поблагодарить компанию за предложение. Это может также включать дату и работу, на которую была сделана заявка.Если применимо, включите предложение о том, что вы были впечатлены определенными деталями заявки, и перечислите, что это такое.
Отклонить предложение компании. Вежливо заявите, что заявка, поданная этой компанией, не была принята, а заявка от другой компании принята.
Предложите причины отклонения. После того, как заявка была отклонена, сообщите компании причину или две в отношении деталей того, почему было принято это решение. Это может быть из-за цен или некачественных товаров, или потому, что эта конкретная компания не является устоявшейся. Это дает возможность компании-участнику узнать о проблеме и исправить ее в будущих бизнес-решениях.
Поощрите компанию делать ставки снова в будущем. Закройте письмо, оставив дверь открытой для будущих возможностей. Это позволяет компании, предлагающей цену, знать, что будущие предложения приветствуются и что всегда существует вероятность того, что будущие предложения будут рассмотрены и, возможно, приняты.
Подпишите письмо. Используйте слово «С уважением» при закрытии письма и подпишите свое имя. Приложите к письму визитную карточку, побуждая компанию, которая подает заявку, продолжать торги по будущим проектам.
