Практически каждая организация полагается на компьютеры или компьютеризированное оборудование для выполнения некоторых функций, и многие организации полагаются на то, что сотрудники используют компьютеры каждый день. Несмотря на цену, которую несут эти машины, они обеспечивают возврат инвестиций организации в виде повышения эффективности, более профессиональных презентаций и даже улучшенной коммуникации.
КПД
За несколько дней до того, как компьютеры стали вездесущими в американских организациях, сотрудникам, выполняющим функции со сложными функциями, такими как учет и анализ, часто приходилось выполнять сложные вычисления, используя лишь карандаш, бумагу и калькулятор. Сотрудники, которым поручено создавать документы, также должны были выписывать свою продукцию вручную. Компьютеры представили электронный элемент, который позволяет сотрудникам создавать цифровые файлы без необходимости писать на бумаге, а электронные таблицы позволяли сотрудникам выполнять сложные математические вычисления, просто вводя их в машину. Когда организация расширения 4-H в Сент-Пол, Минн.,. Представив компьютеры в 1986 году, согласно Журналу расширений, агенты быстро добились повышения эффективности в производстве учебных материалов и даже в выпуске пресс-релизов.
Профессионализм
Подобно тому, как компьютеры позволяют сотрудникам создавать документы более эффективно, машины также помогают сотрудникам придавать этим документам изысканный и профессиональный вид. Например, вместо того, чтобы отправлять рукописную или печатную рукопись в местную газету или публикацию, сотрудники могут сгенерировать документ в программном приложении, в электронном виде проверить орфографические и грамматические ошибки и отправить документ непосредственно в редактор. Специалисты по продажам могут использовать компьютеры для создания графиков и диаграмм, демонстрирующих преимущества своих продуктов и услуг, а докладчики могут использовать компьютеры для разработки и предоставления профессиональных, анимационных и даже интерактивных слайд-шоу.
Обмен данными
В списке офисных преимуществ, которые предлагают компьютеры, компьютерный веб-сайт Spam Laws неоднократно признает способность компьютеров и сетей облегчать обмен информацией. Сотрудники в одном месте могут создавать электронные документы, а сотрудники в другом месте - даже в другой стране - могут получить документ только через несколько секунд. Поскольку электронные файлы занимают очень мало физического пространства, сотрудники также могут брать с собой файлы во время путешествий или получать к ним электронный доступ из удаленного места.
связь
Компьютеры обеспечивают электронную связь, и эта форма мгновенного доступа, возможно, представляет собой одно из наиболее значительных преимуществ, которые компьютеры могут предложить организации. Используя электронные средства связи, такие как электронная почта, мгновенные сообщения и веб-трансляции, руководители организаций могут общаться с очень большим количеством сотрудников в режиме реального времени независимо от их физического местоположения. Компьютеры также помогают упростить электронную связь с другими основными заинтересованными сторонами, такими как инвесторы и поставщики, а клиенты могут использовать электронную связь, чтобы быстро получить обслуживание или даже сделать заказ. Компьютеры могут даже помочь организациям сократить расходы на связь, проводя видеоконференции, которые сокращают физические поездки, или устанавливая голосовые соединения, которые устраняют необходимость в традиционных телефонах.
