QuickBooks: типы функций

Использование типов в QuickBooks - часто неправильно понимаемая функция программы и столь же часто игнорируется или используется неправильно. Поскольку гибкость использования типов настолько велика, ее можно использовать для отслеживания любой информации, необходимой для клиентов, рабочих мест, продавцов и предметов, проданных или купленных. Выбор данных для отслеживания зависит от типа бизнеса.

Типы поставщиков

Правильное использование типов в программе QuickBooks позволяет создавать настраиваемые отчеты и списки рассылки, используя данные, которые имеют значение для конкретного бизнеса. Владельцы бизнеса имеют много вариантов с точки зрения типов поставщиков. Некоторые предприятия предпочитают использовать отрасль поставщика в качестве типа. В розничном магазине могут быть установлены типы продавцов, отражающие продукты, которые они продают. Некоторые продавцы продают продуктовые товары, другие - лекарства или табачные изделия. У других компаний могут быть поставщики, которые являются специфическими для географического региона, когда доставка продукта зависит от времени, они могут создавать типы на основе местоположений поставщиков.

Те, кто работает в строительной отрасли, могут выбрать поставщиков на основе типа предоставляемых услуг. Например, строительная компания может использовать маляров, гипсокартонных вешалок, каркасов, а также подрядчиков по электротехнике и сантехнике. Если необходимо создать подтип (например, если компания использует одного субподрядчика для внутренних работ по окраске, а другой для наружных работ по окраске), она создаст общий тип помеченных художников и подтип для внутренних и внешних художников.

Это делается через экран редактирования поставщика при вводе типа под пробелом для названия компании поставщика.

Тип клиента / работы

Для тех компаний, которые выполняют более одной работы для одного и того же клиента, QuickBooks позволяет создавать рабочие места под именем клиента. Используйте те же типы для клиентов, что и для поставщиков, хотя географический регион клиента может быть не так важен, как для поставщиков. У некоторых предприятий есть оптовые и розничные покупатели, и поэтому они используют эти обозначения в качестве типов. Если нет очевидных обозначений, используемых для разделения клиентов, используйте типы, чтобы отслеживать, как клиенты слышали о бизнесе. К этим категориям относятся «из уст в уста», «желтые страницы», «газетные объявления» или «прямая почтовая рассылка». В конце года может быть создан отчет, который покажет, какая маркетинговая кампания была наиболее успешной в привлечении клиентов и продаж. С типами рабочих мест предприятия, которые будут использовать функцию «рабочих мест», аналогичны компаниям, связанным со строительством. Один клиент может попросить вашу компанию отремонтировать крышу в один день и решить проблему с сантехникой в ​​другой день. Создание типа работы для каждой выполняемой услуги помогает выяснить, какие услуги, которые вы предлагаете, приносят наибольшую прибыль, а те, которые в конечном итоге стоят больше денег в расходах, чем в доходах.

Типы предметов

Типы элементов - это единственный тип, который уже определен программой QuickBooks. В QuickBooks есть 12 предустановленных типов элементов. Предмет - это услуга или физический предмет, который продается. Типы элементов следующие:

1. Сервис - если вы продаете услуги, например, компанию по благоустройству, создайте элемент «Кошение» и сделайте его типом «Сервис».

2. Часть инвентаря - в том же бизнесе по благоустройству, если вы продаете детали для ремонта газонного оборудования, например, «Косилки-лезвия», это будет часть инвентаря.

3. Сборка инвентаря. Сборка состоит из нескольких отдельных частей инвентаря, чтобы завершить весь продукт. Например, если бы вы собирали табуретку, она состояла бы из сиденья, четырех ножек с опорой и, возможно, подушки для табуретки.

4. Детали, не относящиеся к инвентарю. Используйте этот тип для классификации таких вещей, как товары для офиса и уборки. Если вы выставляете счет покупателю за предметы, необходимые для выполнения работы, эти предметы будут считаться запасными частями.

5. Основные средства - у вас есть актив, который необходим для ведения вашего бизнеса и является более или менее постоянным инструментом. Транспортное средство, здание или компьютер будут квалифицироваться как основной актив.

6. Прочие сборы. Если вы взимаете плату за несвоевременную оплату, финансовые или транспортные расходы, это будет считаться «другими сборами».

7. Промежуточный итог - чтобы включить промежуточный итог в счета клиента, необходимо создать тип «Промежуточный итог». Это добавляет все позиции и дает промежуточный итог до того, как налоги с продаж будут добавлены к итогу. Это помогает, когда вы используете функцию «Скидка», чтобы удалить процентную скидку до добавления налогов.

8. Группа - как и инвентарная сборка, группа состоит из предметов, включенных в пакетную сделку. Например, полная деталь обслуживания газона может состоять из отдельных пунктов обслуживания: «Стрижка», «Обрезка» и «Обрезка деревьев».

9. Скидка - создание элемента скидки вычитает из промежуточной суммы процент или фиксированную сумму.

10. Оплата - если покупатель обычно платит часть общей суммы задолженности во время продажи, создайте элемент «оплаты», который уменьшает сумму, причитающуюся по счету.

11. Налог с продаж - налог с продаж обычно рассчитывается на государственном и местном уровне. Этот элемент позволяет создать отдельную позицию налога с продаж для штата и местного дискреционного налога.

12. Группа налога с продаж - эта позиция состоит из двух или более отдельных позиций налога с продаж как одна группа. В вашем округе у вас может быть 1-процентный дискреционный налог и 6-процентный налог штата. «Группа налога с продаж» позволяет вам иметь одну позицию, которая отслеживает оба типа «статей налога с продаж» в одной и той же транзакции.