Регулярно проводимые брифинги для персонала являются важным средством коммуникации. Вместо того, чтобы полагаться на заметки или электронную почту, вы выбираете личный подход. Это не только открывает возможности для предоставления соответствующей информации, но также позволяет ответить на вопросы и прояснить возможные недоразумения. Однако, в отличие от других типов собраний, брифинги обычно сосредоточены на деловых или проектных операциях и длятся не более 15 минут до 30 минут.
Основные правила
Несмотря на то, что брифинги часто носят неофициальный характер, основные правила хорошего поведения и общения все же должны применяться. Короткие временные рамки делают жизненно важным установить правила, обеспечивающие, чтобы другие слушали, когда кто-то говорил, которые поддерживали бы коммуникацию на определенном уровне и профессионально, и которые стимулировали вопросы и продуктивную обратную связь. Кроме того, поскольку брифинги сосредоточены на предоставлении обновлений и другой соответствующей информации, сотрудники должны понимать, что это не место для обсуждения политики или решений компании.
Работа с заранее определенной повестки дня
Подготовьте повестку дня перед началом брифинга. Это необходимо для того, чтобы на брифинге были включены как стандартные материалы, так и последние новости. Например, повестка дня для брифинга для персонала до смены может включать в себя назначения на работу, корректировки графика и информацию о событиях, которые произошли во время предыдущей смены. Вы можете распространять повестку дня или попросить сотрудников делать заметки. Цель состоит в том, чтобы держать вас в курсе и убедиться, что брифинг полезен.
Начните с взрыва
Потратьте первые две минуты каждого брифинга, заряжая энергией и мотивируя сотрудников. Начните с хороших новостей, таких как поздравление команды с целями продаж накануне, приветствие нового сотрудника или объявление даты дня благодарности сотрудника. По словам Альберта Менса, профессионального тренера и автора, то, о чем вы говорите, не так важно, как то, дает ли оно мотивационный эффект.
Зарезервируйте Вопросы на конец
Зарезервируйте большую часть времени для распространения информации. Скажите сотрудникам, что вы будете задавать вопросы и уточнять информацию в конце, а не во время брифинга. Это важно как для обеспечения того, чтобы вы не выходили за рамки времени, и чтобы внимание каждого было сосредоточено на имеющейся информации. Если вы не можете ответить на вопрос немедленно, получите ответ после завершения инструктажа и примите меры как можно скорее, особенно для чувствительных ко времени вопросов.
