Командные брифинги - это эффективные встречи, используемые для распространения информации среди различных отделов и групп внутри организации. Проведение брифинга требует, чтобы вы были как можно более организованы и имели четко определенную повестку дня, поскольку наиболее актуальная информация должна быть опубликована без потерь времени. Другая информация, которая не подходит, может быть сохранена для другой встречи. Брифинги также позволяют участникам предлагать идеи и обновления, если они правильно структурированы.
Составьте повестку дня с указанием времени, в течение которого будет обсуждаться каждая тема. Повестка дня помогает держать всех на задании и позволяет им заранее знать, чего ожидать на брифинге. Только перечислите важную и соответствующую информацию в своей повестке дня. Оставьте время в конце повестки дня для группового обсуждения.
Заранее свяжитесь с участниками по электронной почте, факсу или телефону, чтобы они могли подготовить свои материалы для обсуждения на собрании. Вы можете разрешить различным участникам участвовать в различных брифингах. Дайте им достаточно времени для подготовки, а также предоставьте им временные рамки, чтобы информация, которую они предоставляют, была краткой и соответствовала выделенной части вашей повестки дня.
Начните встречу с хороших новостей, таких как прогресс, достигнутый организацией или отделом. Обсудите любые будущие политики и процедуры, которые будут реализованы. Выберите людей, которые будут неотъемлемой частью будущих планов, которые вы представляете, а также перечислите достижимые цели, которые должны быть достигнуты до следующего брифинга.
Выделите дополнительные минуты для любых открытых вопросов или проблем, которые могут быть обсуждены. Возможно, вы не ожидали этих тем при первоначальном составлении повестки дня. Дополнительное время также позволяет участникам информировать вас о любых недостатках или проблемах, которые могут помешать им выполнить определенную задачу к следующему брифингу.
