Многие компании выдают сотрудникам кредитные карты для различных покупок, включая канцелярские товары, питание, связанное с бизнесом, и командировочные расходы. Однако иногда сотрудники могут использовать кредитную карту компании не по назначению, вместо того, чтобы использовать ее для неправильных видов связанных с работой расходов или, что еще хуже, для личного использования, включая денежные авансы, личные поездки, домашние расходы и многое другое. Как только вы обнаружите, что сотрудник использовал кредит компании ненадлежащим образом, действуйте быстро, чтобы другие сотрудники не следовали его примеру или злоупотребление продолжалось.
Просмотрите кредитные записи компании, чтобы определить, какие расходы являются неуместными или не связаны с компанией. Выделите их и сделайте копии как для финансового отдела, так и, при необходимости, для личного дела сотрудника. Это не только дает вам представление о том, сколько карт было использовано не по назначению, но также дает вам точку отсчета, которую можно использовать при разговоре с сотрудником.
Посоветуйтесь с персоналом, прежде чем разговаривать с работником. Скорее всего, они должны быть в комнате с вами, когда вы спросите сотрудника о расходах. Более того, они могут рассказать вам, как поступить, если сотрудник признает, что использует карту не по назначению, в личных целях, особенно если он знал, что это противоречит правилам компании.
Запланируйте встречу с сотрудником. Спросите, получил ли он копию руководства компании, когда получил карту. Это говорит вам, если он знал о политике в отношении использования кредита компании. Дайте ему возможность объяснить и выяснить, были ли обвинения преднамеренными, несет ли он даже ответственность за обвинения или это был просто случай использования неправильной карты для неправильных типов покупок. Если действие было злонамеренным и преднамеренным, вам может потребоваться принять дисциплинарные меры. Серьезность дисциплины должна зависеть от его общей репутации, а также от суммы взыскания, его готовности признать свою неосторожность и уровень угрызений совести, который он демонстрирует. Запишите разговор, с его разрешения, в случае, если вам нужно продолжить рассмотрение вопроса, например, предъявление уголовного обвинения.
Инициируйте любой курс действий, соответствующий уровню злоупотребления. Если это был просто случай непреднамеренного неправильного использования, то повторите инструкции по использованию карты и дайте сотруднику еще один шанс. Если обвинения были целенаправленными, используйте рекомендации вашей компании, чтобы принять наилучшее решение и принять во внимание историю сотрудника и характер обвинений.Если обвинения исчисляются тысячами, это считается большой кражей в большинстве штатов, и у вас может не быть иного выбора, кроме как связаться с местным отделением полиции и попросить их предъявить обвинение сотруднику.
Установить более строгие правила использования кредитных карт. Согласно веб-сайту Inside Indiana Business, проверяйте расходы каждый месяц и отмечайте те, которые выглядят подозрительно. Сделайте правило для сотрудников спрашивать, прежде чем взимать плату за определенную сумму денег. Ограничьте количество карточек, которые вы раздаете сотрудникам, позволяя только тем, кому необходимо регулярно приобретать расходные материалы для бизнеса, вести кредитный счет компании.
