Перемещение бизнеса может быть захватывающим, но напряженным временем. Чтобы обеспечить плавный переход, обеспечьте участие сотрудников в процессе, составьте подробные планы и графики и предвидите некоторую задержку и замедление работы.
Общайтесь о движении
Предупредите сотрудников о переезде и его значении для компании, клиентов и поставщиков, а также для сотрудников и их семей. Переезд на большое расстояние может оказать большое влияние на сотрудников, особенно если им приходится менять свои поездки на работу или менять режимы ухода за детьми или домашнее расписание. Укажите график переезда, включающий ключевые даты, например, когда клиенты будут уведомлены, когда должны быть упакованы личные материалы и когда произойдет физический переезд.
Привлекать сотрудников
Вовлекайте сотрудников в переезд, создавая комитеты персонала или представителей отделов, которые будут отвечать за организацию различных аспектов переезда. Разрешить сотрудникам задавать вопросы, высказывать опасения и вносить предложения о способах минимизации времени простоя или прерывания рабочих процедур и бизнес-функций. Сделайте так, чтобы переезд ощущался как приключение, а не как стрессор, подчеркивая положительные моменты, например, больше места для всех или возможность получить информацию о планировке и дизайне офиса.
Разработать организационную систему
Поощряйте сотрудников использовать переезд как возможность убирать свои кабинеты или офисы, отбирать файлы и лучше организовываться. Координируйте переезд, назначая отделы с цветовыми кодами и служащие с идентификационными номерами для использования при упаковке и маркировке офисного оборудования, мебели, расходных материалов, файлов и других предметов для перемещения. Настаивайте на том, чтобы личные вещи, такие как фотографии, награды и офисный декор, упаковывались и транспортировались сотрудниками до переезда в офис для обеспечения безопасности.
Обеспечить переход ИТ
Хотя во время переезда в офис следует ожидать некоторого простоя, приложите все усилия для того, чтобы офисное оборудование и ИТ работали на месте и работали в первый день работы в новом офисе. Это позволит сотрудникам оставаться на связи с клиентами и другими заинтересованными сторонами, получать доступ к электронной почте и чувствовать связь с ними, когда они осваиваются в новом пространстве. Подготовьтесь к потенциальным сбоям во время переезда, отодвигая ключевые сроки или увеличивая расписание проектов, чтобы снизить нагрузку на сотрудников. Разместите на своем веб-сайте и в своей записи голосовой почты в офисе уведомление о том, что вы находитесь в переходной фазе, чтобы вы могли поддерживать высокий уровень обслуживания клиентов.
Переезд на большие расстояния
Если вы перемещаете свои офисы на значительное расстояние, некоторые сотрудники могут столкнуться с необходимостью выбора между перемещением своих домашних хозяйств или поиском новой работы. Если это так, предоставьте как можно больше предварительных уведомлений о переезде и помогите сотрудникам принять любое решение. Например, для сотрудников, желающих переехать, предоставьте рекомендации специалистам по недвижимости, которые специализируются на перемещении бизнеса. Если сотрудник не может сделать это, дайте рекомендации на новые должности, обратившись за помощью к коллегам.
