Ваш бизнес должен заполнять форму W2 каждый год для каждого сотрудника. Эти формы представляют информацию, которая влияет на расчеты налогов, включая заработную плату, удержание подоходного налога штата и федерального налога, а также пенсионные взносы. Сотрудник несет ответственность за отправку копии формы вместе с ежегодной налоговой декларацией в Службу внутренних доходов. Заполнить W2 относительно просто, если у вас есть программное обеспечение для налогового учета, чтобы отслеживать цифры.
Формат по правилам
Ваша бухгалтерская программа может заполнять отдельные поля формы автоматически из сохраненных данных и расчетов. IRS требует стандартного, напечатанного или напечатанного, черного 12-точечного шрифта Courier без каких-либо исправлений, и все записи вписываются полностью в рамки. Форма машиночитаема, и, если она вычеркнута за неправильное форматирование, за то, что она написана от руки или имеет неправильный цвет, вам придется повторно отправить ее.
Более подробные описания
Укажите общую зарплату, удержание и всю другую соответствующую информацию в соответствующих полях. IRS предоставляет руководство «Информация для формы W2», доступное в печатном или онлайн-виде, с разбивкой необходимой информации. Некоторые поля являются чисто информационными, но все же обязательными. Например, указание кода DD во вставке 12 говорит IRS, что работодатель сообщает о своем вкладе в квалифицированный план медицинского страхования, который исключен из налогооблагаемого дохода работника. Функции блока могут быть изменены, поскольку налоговое законодательство создает новые требования к отчетности.
Распространение документа
Копия файла A формы W2 с Администрацией социального обеспечения, которая нуждается в информации для учета заработной платы и взносов SSA сотрудника. Отправьте копию 1 в государственный или местный налоговый отдел, если это требуется по закону. Копия B, Копия C и Копия 2 отправляются сотруднику, а Копия D - для записей работодателя. Срок распространения формы и файла меняется каждый год. Например, крайний срок подачи заявок на 2014 год - 2 марта 2015 года, а крайний срок его распространения среди сотрудников - 2 февраля 2015 года. Вы можете запросить продление срока подачи документов с помощью формы IRS 8809. Должна быть постоянная копия. W2 в вашей учетной системе. IRS требует, чтобы вы сохраняли форму, даже если она не доставляется сотруднику, в течение четырех лет.
Экономьте время с BSO
Вы можете использовать Business Services Online Social Security для создания и / или загрузки электронной версии ваших W2s, которая также может быть распечатана для сотрудников. Если вы управляете малым бизнесом, это представляет собой альтернативу объединению W2 через вашу собственную учетную систему или выполнению их вручную. Сайт SSA требует регистрации. У вас должен быть веб-браузер с включенным 128-битным шифрованием и файлами cookie, а также Adobe Acrobat Reader для создания документов в Интернете.
