Когда вы решаете выдавать кредитные карты определенным сотрудникам, вам необходимо установить правила и положения, регулирующие использование этих карт. Также полезно иметь набор процедур, которые помогут отслеживать расходы на кредитные карты и держать расходы под контролем. Кредитные карты компании должны выдаваться только тем сотрудникам, которые нуждаются в них для деловых целей, таких как командировочные или служебные расходы. Одно из условий кредитной карты компании должно заключаться в том, что злоупотребление картой приведет к прекращению.
Персональное использование
Деловые кредитные карты могут предоставить удобный способ для финансирования случайных покупок и деловых поездок, но они также предоставляют значительную возможность для злоупотреблений. Хорошая политика и процедуры могут помочь защитить предприятия от сотрудников, которые используют карты для покрытия своих личных расходов, и могут защитить сотрудников, сообщая им, какие покупки они могут безопасно совершать, не опасаясь репрессий.
Один из способов не допустить использования служебной кредитной карты сотрудниками для личного использования - выпускать карты только тем сотрудникам, которые несут хорошую финансовую ответственность. Для этого может потребоваться проверка кредитоспособности сотрудников, рассматриваемых для получения карты. Должна быть разработана политика, запрещающая использование кредитных карт компании для личных покупок. Чтобы помочь смягчить это, карточки должны быть выданы сотрудникам через компанию, и компания должна получать ежемесячный счет. Сотрудники должны быть обязаны представить форму расходов, чтобы указать все расходы, связанные с их картой. Если расходная ведомость не совпадает с фактическим счетом, возможно, использование карты в личных целях. Эта система сдержек и противовесов помогает напомнить сотруднику, что он несет ответственность за использование своей карты.
предварительное разрешение
Кредитная карта компании должна использоваться только для деловых целей, но когда сотрудник находится в дороге, развлекая клиентов, грань между деловыми целями и личным использованием может быть размыта. Каждое использование кредитной карты компании должно быть предварительно одобрено компанией. Для переменных платежей, таких как развлечение клиентов, должен быть принят протокол, который определяет и определяет приемлемые формы развлечений. Перед тем, как развлекать клиентов, сотруднику следует дать заранее установленный лимит на то, сколько компания будет платить, когда речь идет о расходах по кредитной карте компании. Ответственность за уплату сверх установленной суммы несет работник, а использование кредитной карты в любых неутвержденных видах развлечений должно привести к прекращению.
Обязанность
Поскольку кредитные карты компании будут использоваться только для предварительно утвержденных целей компании, может быть целесообразно не разрешать сотрудникам носить с собой кредитные карты компании, за исключением специальных целей. Выдача кредитных карт только по мере необходимости может помочь избежать несанкционированных платежей по кредитным картам компании.
