Хотя все собрания не должны строго следовать «правилам порядка Роберта», их нужно планировать заранее и придерживаться определенной повестки дня. Одна из худших вещей, которые могут произойти на собрании, - это когда лидер теряет контроль над участниками, и дискуссии идут в разных направлениях. В таких случаях мало или ничего не достигается, и встреча заканчивается пустой тратой времени и отметкой против организатора.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Повестка дня
-
Колодки из бумаги
-
карандаши
-
Аудиовизуальные материалы и оборудование
Запланируйте конкретную повестку дня, даже если будет рассмотрен только один пункт. Дайте достаточное предупреждение любому, кто должен дать отчет. Повестка дня объясняет всем причину, по которой проводится собрание, и конечную цель. Повестка дня также должна иметь временные рамки, чтобы те, кто посещают, знали, как планировать оставшуюся часть дня.
Предоставьте присутствующим копию документов, которые будут обсуждаться за несколько дней до собрания. Попросите их быть готовыми рассказать об этом отчете и поделиться своими мыслями и комментариями. Вы не хотите, чтобы кто-то читал газету, пока другие обсуждают ее.
Поблагодарите каждого, кто участвует в собрании. Постарайтесь получить информацию от каждого присутствующего и поблагодарить каждого за ее участие с личным комментарием.
Пошлите каждому из участников последующую записку с основными замечаниями, сделанными в ходе встречи. Если это официальное собрание с записанными заметками, каждый должен иметь их для рассмотрения до следующей встречи группы.
подсказки
-
Не позволяйте человеку опаздывать на каждую встречу. С опозданием один или два раза все в порядке, но каждый раз показывает полное неуважение.
Предупреждение
Если кажется, что собрание будет проходить более десяти минут после того, как указано в повестке дня, проведите голосование по вопросу продолжения или повторного заседания.
