Как провести встречу: 7 советов

Провести встречу не всегда легко. Люди печально известны тем, что им не нравятся встречи, их пропускают и не обращают внимания, когда они посещают. Если вам необходимо провести собрание, выполнение нескольких шагов здравого смысла обеспечит вывод ваших участников о том, что ваша встреча была полезной и эффективно проведенной.

Заранее сообщайте дату и время встречи, чтобы участники могли четко расписаться. Также отправьте напоминание по электронной почте накануне. Наконец, сообщение по интеркому за 15 минут до этого полезно. Это сводит к минимуму вероятность того, что кто-то забудет принять участие.

Начните вовремя. Это показывает уважение к пунктуальным людям. Подтвердить опоздавших с кивком, если вообще. Не следует упоминать о опозданиях во время встречи.

Подготовьте свою технологию заранее и убедитесь, что все в рабочем состоянии. Для участников нет ничего хуже, чем наблюдать, как вы боретесь со своим ноутбуком в течение 15 минут.

Имейте повестку дня, держите ее как можно более короткой и придерживайтесь ее. Отправьте по электронной почте повестку дня заранее, чтобы посетители могли подумать об этом. На собрании, если кто-то отклоняется от повестки дня, скажите: «Давайте подумаем о включении этой проблемы в повестку дня нашей следующей встречи».

Убедитесь, что цель вашей встречи предельно ясна. Повестка дня должна помочь с этим, но вы должны уточнить. Убедитесь, что вы понимаете, является ли ваша цель решить проблему, обсудить варианты или провести обучение. Убедитесь, что все точно знают, почему они присутствуют.

Помните, что люди учатся по-разному. Используйте различные средства массовой информации - визуальные, слуховые и даже физические упражнения - чтобы донести свои мысли.

Попросите, чтобы люди записали любые дополнительные идеи, которые они имели относительно темы и оставили их в стеке по пути к выходу в конце собрания. Позже предоставьте каждому участнику печатную копию протокола собрания или электронную почту.