На многих рабочих местах меморандумы служат удобным и эффективным средством общения. Отвечая на вопросы, содержащиеся в меморандуме, вместо личного общения, вы можете как увеличить число работников, на которые приходит ваш ответ, так и предоставить работникам физический или электронный документ для последующего использования, если они забудут ответ, который вы дали. Чтобы обеспечить максимальную эффективность вашей заметки, правильно отформатируйте сообщение и тщательно составьте его с учетом вашей аудитории.
Создайте заголовок заметки. Включите «Дата:», за которой следует полная дата, когда вы отправляете свою записку, «Кому:» с объяснением того, кому вы отправляете меморандум, «От:» с вашим именем и «Тема:» с краткое описание предмета. Если вы готовите меморандум по электронной почте, этот заголовок, скорее всего, уже будет для вас. При вводе заметки поместите всю эту информацию в верхнюю часть заметки, выровняв ее по левому краю.
Поместите вопрос в строку темы. Если вопрос, к которому вы обращаетесь, был слишком длинным, сократите его, сократив его до фразы из двух или трех значащих слов. Если вы планируете рассмотреть более одного вопроса в своем меморандуме, укажите тему вопросов, а затем «Q & A», чтобы предупредить сотрудников о содержании меморандума. Поместив этот вопрос или примечание «Вопросы и ответы» в строку темы, вы облегчите сотрудникам поиск заметки, если они захотят сослаться на нее позже.
Ответьте на вопрос или вопросы кратко, но четко. Сотрудники хотят получить ответы на свои вопросы, а не многословные разговоры. Сохраняя ваш ответ ясным и кратким, вы можете повысить вероятность того, что читатели смогут понять ответ и эффективно ответить на него.
Сообщите сотрудникам, с кем им следует связаться, если им нужна дополнительная информация. Если вы хотите устранить путаницу в вопросах самостоятельно, попросите их поговорить с вами. Если в вашем бизнесе есть другой отдел, который лучше подходит для ответов на вопросы по этой теме, попросите своих сотрудников указать конкретное лицо в этом отделе и включить его контактную информацию.
