Резюме может сопровождать любой тип отчета - это просто консолидация важных деталей, если ваша аудитория не хочет читать весь отчет. Различия заключаются в более мелких деталях. Вы должны точно настроить стандартный формат, чтобы соответствовать вашей теме и вашей аудитории. Если ваша аудитория - военные, Strategic Marketing Group предупреждает, что только военно-морской флот выпускает более 500 миллионов страниц документации в год. Помнить об этом должно быть вашей главной заботой, потому что персонал может не иметь много времени, чтобы тратить на ваших страницах.
Организация вашей информации
Ваша первая задача состоит в том, чтобы упорядочить информацию в своем отчете, чтобы вы могли включить самые важные части в гораздо более короткий документ - ваше резюме. Просмотрите полный отчет и выделите информацию, которую вы хотите включить в свое резюме. Порядок представления должен быть таким же, как информация отображается в самом отчете. Включите в свое резюме заголовки, которые соответствуют или могут быть легко связаны с разделами в вашем отчете. Если ваш отчет не поддается заголовкам, вы можете делать пометки в своем резюме, когда пишете его, направляя своего читателя туда, где в более длинном отчете он может найти более подробную информацию. Вы не хотите включать конкретные данные в свое резюме, но ваш читатель сможет найти его, если захочет узнать больше.
Написание резюме
Цель краткого изложения состоит в том, чтобы как можно скорее объяснить всю основную информацию, которая необходима вашему читателю для принятия решения относительно проблемы, которую вы решаете. Структурируйте свое резюме так, чтобы самая важная информация появлялась в начале. Это должно включать упоминание цели и области вашего отчета и, возможно, вашего заключения. Возможно, вы не захотите, чтобы ваша военная аудитория догадалась до последнего абзаца вашего резюме. В зависимости от содержания отчета вы можете следовать процедурам, которые необходимо реализовать, исследованиям, которые вы провели, анализу, вариантам и вашему окончательному решению. Сделайте свои абзацы короткими, не более семи или восьми предложений, и посвятите каждое из них разделу вашего отчета. Оставайтесь на трех страницах, если не подытоживаете технический отчет. В этом случае ваше резюме может занимать до 10 процентов страниц вашего отчета, но если это так долго, то можно написать два отдельных резюме. Чем дольше можно решить технические проблемы, тем короче трехстраничное резюме может дать обзор всего отчета. Не прыгайте назад и вперед между прошедшим, настоящим и будущим временем - это замедляет читаемость.
Обращение к военной аудитории
Группа стратегического маркетинга сообщает, что стандартный стиль письма армии требует четкого сообщения, способствующего быстрому чтению. Если ваш доклад связан с подачей заявления кому-либо в любом подразделении вооруженных сил, придерживайтесь кратких и точных предложений. Избегайте высказывания мнений, таких как «Я думаю, что это сработает, потому что X равен Z». Вы можете отбросить шесть слов, просто указав «X равно Z», а затем изложить свои наиболее важные факты и сопоставить их с ожидаемыми результатами.
Принимать меры предосторожности
Подумайте о своей аудитории, если вы обсуждаете военные вопросы. Если вы являетесь военнослужащим и пишете в гражданское образование, убедитесь, что вы не включаете в него конфиденциальную информацию, которая нарушает безопасность. Если вы пишете свой отчет и резюме своему начальнику, оба могут пройти через другие руки до того, как они придут к его столу, поэтому убедитесь, что все вовлеченные лица имеют право читать то, что вы написали.
