В ряде случаев вас могут попросить написать письмо от имени кого-то другого. Юристы, например, делают это регулярно. Другие ситуации включают письмо для людей, которые не имеют навыков, чтобы сделать это самостоятельно или которые изучают второй язык и не могут писать на английском языке. Отсутствие вашего начальника в офисе может быть еще одной причиной, по которой он просит вас написать письмо от его имени. Независимо от того, почему вы пишете письмо для кого-то еще, формат является последовательным.
Определить содержание
Поговорите с человеком, которому вы собираетесь написать письмо от имени. Составьте список пунктов, которые нужно охватить, человека, которому адресовано письмо, и любых других деталей, которые необходимо включить. Обсуждайте тему письма, пока не почувствуете, что у вас достаточно исходной информации, чтобы написать ее правильно.
Используйте формат бланков и деловых писем
Напишите на бланке, если это возможно, потому что это придает доверие к вашей переписке. Если у вас нет бланка, введите адрес человека, которому вы пишете письмо, в верхней части страницы, оставьте пробел и введите дату. Начните с приветствия «Дорогой», за которым следует имя человека, его титул и запятая. Если, например, вы пишете в компанию, там будет написано «Уважаемая мисс Бриггс» или «Председательствующему судье», если это в суде.
Принять блочный формат для деловых писем. Все предложения начинаются в левой части страницы; абзацы разделены пробелом. Расстояние между вашим закрытием составляет три-четыре строки, чтобы учесть вашу подпись. Напечатайте деловые письма, а не почерк.
Объявить об авторстве
Объявите, что вы пишете от имени другого лица, если это уместно, например, в письме в суд. Если это письмо отправляется под именем другого человека, вам не нужно указывать, что она сама не написала его. В случае физических травм или языковых проблем укажите причину: «Я пишу от имени Джереми Смитерса, поскольку он сломал оба запястья на лыжах».
Используйте эффективный, простой для понимания язык
Доберитесь до сути. Письма, будь то от имени кого-либо или нет, должны быть краткими и краткими. Укажите причину, по которой вы пишете, а затем начните новый абзац для ваших идей поддержки. Не забудьте изменить абзацы и оставить место, когда вы меняете идеи. Пишите на понятном языке. Не используйте большое слово, когда маленькое подойдет, а ваши предложения должны быть короткими. Стремитесь к ясности, а не пытайтесь удивить своего читателя своим обширным словарным запасом.
Используйте официальный голос
Сохраняйте тон деловой. Избегайте цветочных фраз и сосредоточьтесь на теме, о которой пишете. Не высказывайте свое мнение по этому вопросу, если для этого нет веских причин.
Закрыть Сильный
Кратко изложите содержание письма в заключительном абзаце. Также укажите действие, которому человек, которому вы пишете письмо, хочет выполнить. Если это может быть замена неисправного устройства или запрос на встречу. Используйте заключительное «Искренне» или «Искренне ваш», чтобы соответствовать деловому тону письма. Такие фразы, как «Говори скоро» или «Твой друг» не подходят. Подпишите и введите свое имя, а затем слова «от имени имя человека, для которого вы пишете».
Обзор
Оставьте свое письмо на день или около того, а затем отредактируйте его. Помимо грамматических и орфографических ошибок, следите за часто запутанными словами, такими как «прошедшее и прошедшее» или «влияние и следствие». Сверьтесь с исходным списком, чтобы убедиться, что вы ничего не забыли. Поставьте себя на место получателя письма. Прочитайте его вслух и оцените по тону и содержанию. Отредактируйте соответственно. Просмотрите письмо с человеком, от имени которого вы написали. Убедитесь, что вы не забыли ничего, что хотел включить человек.
