Планирование новаторской церемонии может быть относительно простым или очень сложным, в зависимости от времени года, типа и количества вовлеченных лиц и сотрудничества местной прессы. Ниже приведены некоторые советы по планированию успешной церемонии закладки фундамента.
Предварительное планирование программы церемонии закладки фундамента
Установите дату и время для церемонии. Обязательно имейте в виду наличие представителей, которые должны быть вовлечены.
Установите программу для мероприятия.
Составьте список всех лиц, которые будут приглашены. Это могут быть городские, окружные и даже государственные и федеральные чиновники; местные торговые палаты и группы экономического развития; руководители компании или организации, для которой происходит прорыв; и местная пресса.
Разработайте план на случай непредвиденных обстоятельств. Это может включать в себя короткую церемонию снаружи для чиновников, чтобы выкопать первую лопату грязи с оставшейся частью церемонии, проводимой в близлежащем внутреннем местоположении или в тентовой области. Если погода запрещает какую-либо церемонию вне помещения, решите, следует ли перенести церемонию на альтернативную дату дождя или исключить церемониальную раскопку и держать все внутри.
Определите лучший способ продлить приглашение на мероприятие. Если мероприятие закрыто для публики, пригласите участников по почте, телефону или по электронной почте. Если оно открыто для публики, то приглашения также могут быть размещены в местной газете и опубликованы в публичных объявлениях по радио и телевидению.
Позвоните, чтобы подтвердить, что дата и время церемонии указаны в расписании каждого участника программы. Убедитесь, что все, кого попросят выступить или что-то сделать для мероприятия, понимают свою роль в программе и количество времени, которое они должны выступить.
Отслеживайте все RSVP для целей логистики. Если спикер программы должен уйти в последний момент, помните о другом спикере, чтобы занять ее место и как можно скорее принять необходимые меры.
Подготовка к церемонии
Позвоните в местную торговую палату или группу по экономическому развитию, чтобы выяснить, есть ли у них инновационный комплект. Большинство организаций этого типа будут иметь веревку или ленты для разметки сайта, а также золотую (или другую цветную) лопату и каски для церемонии. Они, как правило, предоставляют те бесплатно для членов своей группы. Если эти вещи недоступны, определите, как получить то, что вы хотите или нуждаетесь самостоятельно.
Установите бюджет на мероприятие. Если нет доступного бюджета, определите способы получения пожертвований, необходимых для проведения церемонии, как и планировалось.
Определитесь с украшениями, если они понадобятся. Имейте в виду как оригинальные, так и непредвиденные планы. Имейте их на месте по крайней мере за час до начала мероприятия.
Организуйте прохладительные напитки и бумажные товары, если применимо. Если нет, убедитесь, что, как минимум, пресная вода доступна для динамиков программы.
Организовать для сидения как внутри, так и на улице альтернативы Если рассадка не для всех возможна из-за размера аудитории или места проведения мероприятия, организуйте рассадку строго для участников программы и других высокопоставленных лиц. Определите, будет ли назначено место для сидения. Если это так, составьте график рассадки, чтобы все участники церемонии знали, где будут размещаться участники программы и другие высокопоставленные лица.
Устройте палатку, если это необходимо. Убедитесь, что он включен и находится на месте за несколько часов до начала мероприятия.
Устройте звуковую систему, если она требуется. Убедитесь, что он настроен и протестирован до начала церемонии.
Приготовьте мусорные баки, если это применимо. Убедитесь, что они незаметно на месте до начала мероприятия.
Сделайте именные ярлыки для всех высокопоставленных лиц, присутствующих на мероприятии, чтобы их можно было легко идентифицировать. Организуйте, чтобы кто-нибудь поприветствовал их, когда они прибыли, и усадил их.
Отметьте место для раскопок веревкой или флажками, чтобы люди точно знали, куда идти. Позаботьтесь о том, чтобы дорожка из пластиковой капли была грязной, чтобы не повредить обувь участников.
Убедитесь, что у всех участников раскопок есть каска. Помните, что такие шляпы могут понадобиться всем участникам, если церемония проходит в специально отведенной для этого зоне.
Проведение Церемонии
Перед началом церемонии убедитесь, что все участники находятся на своих местах. Убедитесь, что они понимают свои параметры и количество времени, которое они должны говорить.
Позвоните участникам, чтобы заказать до начала церемонии. Приглашаем всех на церемонию и представим первого оратора, когда придет время начинать. Укажите любые логистические требования, такие как место для отдыха или расположение туалетов.
Сфотографируйте событие по мере необходимости. Другим вариантом является организация получения копий фотографий, сделанных прессой.
Поддерживать поток программы от начала до конца. Если необходимо, вмешайтесь и немедленно произнесите речь, чтобы поддержать ход программы или прикрыть пропавшего участника.
Позаботьтесь об уборке после завершения мероприятия. Убедитесь, что весь мусор собран и сайт возвращен в состояние, в котором он находился до начала мероприятия.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Список представителей местной прессы
-
Список представителей города, округа, штата и федерации
-
Приглашения
-
Веревка для разметки сайта
-
лопата
-
Каски для участников
-
камера
-
Украшения
-
Угощение
-
Место маркировки оборудования
-
Бейджи
-
Стол и стулья
-
Подиум со звуковой системой
-
палатка
подсказки
-
«Место» соответствует новаторскому участку. Единственное время, которое может измениться, это из-за размера аудитории или погодных условий. Может оказаться невозможным, чтобы все разыскивались в нужном месте в нужное время, поэтому стреляйте по дате и времени, которые соответствуют графикам участников. Новаторские церемонии, как правило, включают в себя церемониальные раскопки первой лопаты грязи. Они также могут включать в себя замечания мэра или других должностных лиц города, штата или федерального округа, руководителей Торговой палаты или агентства экономического развития, а также должностных лиц из бизнеса или организации, занимающих революционные позиции. В большинстве случаев лучше всего попытаться работать без системы громкой связи из-за хлопот и затрат, связанных с ее настройкой. Сохраняйте легкие закуски, такие как торт и пунш. У большинства людей, участвующих в мероприятии, плотный график, и у них нет времени на расширенные фуршеты или ужины. Убедитесь, что они на месте не менее чем за час до начала мероприятия. Используйте именные бирки, только если они необходимы. Каски часто могут быть заимствованы у местной промышленности, если средства не доступны для покупки. Всегда будьте готовы вмешаться и сделать все, что требуется для обеспечения успешного результата. Благодарим участников за то, что они пришли устно или в письменном виде.
Предупреждение
Никогда не размещайте общественность в зоне каску, не следуя надлежащему протоколу, установленному правительством города, штата и федеральным правительством.
