Инструменты управления проектами являются общими устройствами для отслеживания действий, сроков и ресурсов в проекте. Обычно это визуальные инструменты, разработанные для представления целей и действий проекта - например, диаграмм Ганта - или обязанностей тех, кто работает на различных этапах проекта, таких как диаграммы плавательных дорожек.
Pro: Организация
Инструменты управления проектами помогают вам организоваться с самого начала проекта. Определяя все действия и их продолжительность, ресурсы и ответственных людей, вы никогда не должны задаваться вопросом, что делать дальше или кто отвечает. Детали легче отследить, потому что они записаны и помечены после завершения. В ходе проекта лучшая организация помогает сэкономить время и стресс, а также позволяет избежать скремблирования в последнюю минуту.
Pro: легко делится
Инструменты управления проектами обычно создают один документ, который служит «одним взглядом на проект». Этот проект легко доступен всем, кто работает над его различными компонентами. Все знают статус мероприятий, которые могут повлиять на их работу. Определенное программное обеспечение позволяет редактировать в открытом доступе, чтобы каждый мог видеть все детали статуса проекта.
Con: время инвестиций
Там может быть значительное время, потраченное на обучение и создание начального инструмента управления проектом по выбору для проекта. Некоторые инструменты довольно просты в освоении, но другие могут быть подробными и техническими. Каждый в проекте должен научиться интерпретировать инструмент; кто-то также должен нести ответственность за изучение того, как создать инструмент. Иногда обучение специализированному программному обеспечению может занять столько же времени, сколько и создание самого документа.
Con: содержание
Инструменты управления проектами полезны только тогда, когда они регулярно обновляются. Первоначальный план ценен, но на самом деле проекты никогда не идут по плану. Когда происходят изменения, такие как новые задачи или задержки, документ необходимо соответствующим образом обновить. Кто-то должен нести ответственность за эту обычную задачу.
