Независимо от того, управляете ли вы малым бизнесом или управляете его финансами, важно понимать разницу между возмещаемыми расходами и налогооблагаемым доходом. IRS является особенным, когда речь заходит о том, что может быть классифицировано как возмещаемые расходы, и если вы сделаете это ненадлежащим образом, могут возникнуть штрафы. Тщательный учет и поддержание квитанций необходимы, если ваша компания когда-либо проходила аудит.
Каковы возмещаемые расходы?
Когда вы предоставляете товары или услуги для клиента, могут быть случаи, когда вы берете на себя стоимость дополнительных услуг или товаров из вежливости по отношению к этому клиенту. Вы можете не выставлять счет клиенту за эти расходы. Однако, если вы это сделаете, сумма позже будет отражена как доход в вашем плане счетов. Поскольку это не регулярный доход, необходимо дифференцировать.
Каждый раз, когда вы несете расходы от имени клиента в ходе вашей работы, эти расходы подпадают под категорию возмещаемых расходов. Например, плата за доставку или командировочные расходы могут рассматриваться как возмещаемые расходы. Расходы на топливо, питание или гостиничные номера также могут быть классифицированы как подлежащие возмещению. При обычном ведении бизнеса учет возмещения расходов предполагает, что это расходы, когда вы их несете, и статья дохода, когда вы выставляете счет клиенту.
Если вы являетесь малым предприятием и используете субподрядчика, вам, возможно, придется иметь дело с дополнительными возмещаемыми расходами, которые называются сквозными расходами. Например, если вы предоставляете клиенту услуги по обслуживанию веб-сайта за 500 долларов США в месяц и платите субподрядчику 500 долларов США в месяц за выполнение работы, эти расходы - это не доход для вас, а скорее сквозные расходы. Вам нужно будет предоставить субподрядчику форму 1099 в конце финансового года и вести тщательный учет того, что вы выставили счет своему клиенту и что вы заплатили за ту же работу.
Являются ли возмещения облагаемым налогом доходом?
Когда возмещение выплачивается работнику или предприятию, оно должно быть надлежащим образом зарегистрировано, чтобы считать его необлагаемым. Например, в платежной ведомости работника возмещение должно быть отмечено как таковое, а не просто включено в состав прочих доходов работника. В плане счетов вашего бизнеса вы должны отметить, что это возмещаемые расходы при первом документировании. Таким образом, вы можете позже сверяться со своим списком доходов, чтобы убедиться, что он не облагается налогом.
При условии, что статьи расходов и статей доходов должным образом задокументированы и отслежены, возмещение не считается налогооблагаемым доходом. В этом случае вам не платят за товар или услугу, а вместо этого выдвигают определенную сумму денег, которая возвращается вам позже.
Надлежащее отслеживание возмещаемых расходов
Помимо правильного документирования возмещаемых расходов в вашем плане счетов, вам необходимо вести тщательный учет. Подайте все квитанции, заявления или другую документацию, относящуюся к расходам, если это вообще возможно. Сохраните копию с налоговой документацией финансового года, чтобы вы могли обратиться к ней в случае аудита или любых вопросов, которые могут возникнуть. Без надлежащей документации IRS может утверждать, что ваши возмещаемые расходы должны были бы рассматриваться вместо этого как налогооблагаемый доход, что привело бы к тому, что ваша компания задолжала бы больше в конце финансового года.
