Циркулярное письмо используется, чтобы поделиться той же информацией с большой аудиторией. По своему назначению оно отличается от личного письма, в котором конкретная информация отправляется одному или нескольким получателям. Циркулярные письма часто используются для объявления новой информации или для уточнения политики. Они несколько общие по теме, так как они широко читаются. Написание циркулярного письма любого рода требует нескольких важных шагов.
Знай свою аудиторию. Для циркулярных писем читательская аудитория разнообразна, поэтому может быть трудно измерить уровень предшествующих знаний вашей аудитории или знакомство с контентом, которым вы хотите поделиться. Тем не менее, учитывайте большинство вероятных читателей, когда вы пишете, чтобы ваше письмо было полезным для большинства людей.
Различают внутренние и внешние круглые буквы. Внутреннее циркулярное письмо, хотя и распространяется среди большой группы, по-прежнему ограничено группой. Например, компания может разослать внутреннее письмо сотрудникам о новой политике компании. Напротив, внешним письмом будет письмо, распространяемое среди всех клиентов или общественности.
Используйте тон и голос, соответствующий типу общения (внутреннему или внешнему), для которого будет работать циркулярная буква. Например, строгий тон был бы уместен для циркулярного письма всем сотрудникам по поводу опозданий или невыходов на работу. Тем не менее, строгий тон не будет целесообразно использовать для письма для рассылки клиентам.
Делитесь только авторизованной информацией. Поскольку циркулярные письма предназначены для большой аудитории, они не подходят для раскрытия конфиденциальной информации или деталей, не предназначенных для широкой аудитории.
