Представьте себе рабочую среду, в которой у вас нет руководства о том, как эффективно общаться с коллегами, и нет политик относительно того, что сказать внешнему миру. Не похоже, чтобы этот бизнес был очень успешным, не так ли? То, как организация общается с теми, кто находится внутри нее, и теми, кто находится за ее пределами, является неотъемлемой частью ее успеха. Коммуникационные политики и руководящие принципы помогают сотрудникам обмениваться информацией, чтобы эффективно выполнять свою работу и поддерживать имидж организации извне.
Роль внутренних коммуникаций
Внутренняя коммуникация происходит, когда бизнес делится информацией внутри себя со своими сотрудниками. Компании могут внутренне общаться в письменной форме через электронную почту и заметки или устно на совещаниях и конференциях. Основной целью внутренней коммуникации является определение и разделение целей компании. Сотрудникам важно знать, к чему они стремятся. Цели могут быть общекорпоративными, ведомственными или индивидуальными. Независимо от того, зная, что их цель на работе, помогает сотрудникам идти по пути.
Создание лучшей рабочей среды - еще одна причина, по которой внутреннее общение так важно. Сообщая внутри компании об организационных изменениях, количестве продаж и проблемах с персоналом, предприятия могут создавать прозрачную и эффективную рабочую среду, в которой процветают сотрудники. Это помогает снизить текучесть кадров, привлечь новых талантов и повысить удовлетворенность сотрудников. Компании могут также остановить слухи компании, прежде чем они начнут, гарантируя, что они открыто и регулярно общаются со своими сотрудниками.
Внутренняя коммуникация помогает бизнесу оставаться на бренде и контролировать его. Обладая сильным обещанием бренда, которое передается внутри компании, сотрудники могут лучше общаться с клиентами и другими внешними сторонами. Благодаря общению, которое приводит к четким целям и хорошо обученному персоналу, у компаний больше шансов на то, что взаимодействие с клиентами будет положительным.
Цель внешних коммуникаций
Внешнее общение происходит, когда бизнес обменивается информацией с клиентами, потенциальными клиентами, партнерами, поставщиками, инвесторами и другими заинтересованными сторонами за пределами компании. Неизбежно, что организация внедряет политики, которые направляют сотрудников на то, какой информацией делиться за пределами компании, с кем делиться ею и как делиться ею.
Наличие руководящих указаний относительно того, какой информацией поделиться с какой стороной, важно, чтобы определенная информация не попала в чужие руки или не создавала проблем для компании. Например, если компания разрабатывает новый продукт, который произведет революцию на рынке, крайне важно не делиться конкретными деталями этого продукта с конкурентами до его выпуска. Тем не менее, компания может захотеть рассказать своим клиентам, инвесторам и партнерам о продукте раньше всех.
Контроль негативной информации о компании является одной из причин, по которой так важна эффективная внешняя коммуникация. При наличии стратегии организации могут обращаться к внешним заинтересованным сторонам и обсуждать имеющиеся проблемы. Например, если компания сталкивается с пиар-катастрофой, план общения со средствами массовой информации и клиентами является важной частью урегулирования ситуации.
Обеспечение единого сообщения внутренне и внешне
Чтобы бизнес был успешным, внутренняя и внешняя коммуникация должны работать вместе для достижения целей компании. Например, если компания делится противоречивой информацией со своими сотрудниками и инвесторами, им, возможно, придется столкнуться с несколькими недовольными и немотивированными заинтересованными сторонами, что может привести к более серьезным проблемам.
Предприятиям необходимо смотреть как на внутреннюю, так и на внешнюю аудиторию, чтобы иметь единую коммуникационную политику. Например, если компания разрабатывает бренд-сообщение, важно создать дискуссионную площадку для внутреннего и внешнего использования. Таким образом, компания может развивать обмен сообщениями, который привлекает их сотрудников и мотивирует их выполнять свою работу, в дополнение к информации, которая привлекает их клиентов и партнеров. Если этот обмен сообщениями разрабатывался отдельно, могут существовать противоречивые идеи или другие термины, которые путают как внутри, так и снаружи.
