Часто в бизнесе необходимо отправить важное коммюнике компании группе людей, сообщая им об изменениях или изменениях в политике и процедурах компании. Если эти люди принадлежат к формальной группе, существует несколько вариантов обращения к ним с письмом.
Обращение к группе в письме
Используйте официально назначенное имя для группы, если группа формально организована и признана под этим именем. Например, если группа является дочерью американской революции, то совершенно правильно направить письмо группе, используя «Дорогие дочери американской революции». Это самый формальный способ подтвердить, что информация в письме предназначена для потребление всей группы. Однако сомнительно, что само письмо будет передано группе в целом, а скорее ее должностным лицам и менеджерам.
Также допустимо обращаться к группе по общему названию, исключая обозначение «Уважаемый». Вы можете начать письмо со «Всем управляющим счетами» или «Супервайзерам ночной смены».
Если в группе есть группа, в которой вы хотели бы обратиться к лицу, чье имя и имя неизвестны, уместно использовать приветствие «Кому это может касаться». Хотя эта фраза предполагает, что она предназначена для человека, она целесообразно использовать при обращении к группе. Это приветствие, хотя и правильное и уместное, не имеет полномочий, вытекающих из обращения к важному письму с правильными именем и названием контактного лица.
Используйте простое обозначение, например, «Распространение» или даже «Просмотреть распределение» в поле «Кому» делового меморандума, особенно если письмо является внутренним. Имена всех лиц в списке рассылки должны быть полностью раскрыты в письме, как правило, как часть нижнего колонтитула. Этот список может быть организован в алфавитном порядке или по организационной иерархии с именами старших руководителей, перечисленными сначала в порядке ранжирования, за которым следует алфавитный список всех подчиненных.
Укажите имена, названия и адреса всех заинтересованных сторон, если группа небольшая и не связана ассоциацией с одной компанией. Этот метод удобен для получателей письма, которым предоставляется удобное справочное руководство для всех сторон в одном коммюнике.
