Вам не нужен зеленый офис, чтобы сэкономить время, энергию и ресурсы в деловых коммуникациях. Убедитесь, что два человека получают одно и то же сообщение наиболее эффективным способом, обращаясь к обоим в одном и том же деловом письме.
Когда у вас есть два адресата
Представьте, что у вас есть интервью для работы вашей мечты. Когда вы входите в офис менеджера по найму, вы обнаруживаете, что ваше интервью с двумя менеджерами, а не с одним. Послать обоим менеджерам всего одно благодарственное письмо после интервью гораздо проще, чем составить два отдельных письма. В этом случае оба менеджера по найму получают одно и то же сообщение - что вы заинтересованы в работе, и вы цените их время. В другом случае вы можете послать деловое письмо двум людям, находящимся в разных местах, и это совершенно приемлемо и даже предпочтительнее, если вы хотите передать идентичное сообщение обоим адресатам.
Формат
Формат вашего делового письма для двух человек такой же, как и для одного человека. Верхняя строка должна содержать дату, затем на две строки ниже ваше имя и обратный адрес. Пропустите еще две строки и используйте одну строку для имени и названия получателя, улицы и номера апартаментов, затем укажите город, штат и почтовый индекс. Когда вы добавите другого человека, начните вводить информацию о втором получателе в двух строках от первого получателя. Всегда дважды проверяйте правильность написания, название и почтовый адрес каждого адресата - при необходимости попросите у администратора правильную информацию. Многие компании имеют конкретные почтовые адреса, которые могут отличаться от физического местоположения компании.
Правильный порядок
Когда вы пишете деловое письмо двум людям, следуйте тому же протоколу для деловых представлений. Перечислить адресатов легко, если вы пишете генеральному директору и руководителю отдела: сначала следует указать имя и почтовый адрес генерального директора, исходя из организационной иерархии. Если вы не знаете их соответствующие должности, перечислите имена в алфавитном порядке, используя фамилию человека.
Приветствие
Написание делового письма требует формального тона, такого как «Дорогой мистер Смит» или «Дорогая миссис Джонс». Когда вы пишете двум мужчинам, используйте форму г-на во множественном числе, то есть господа. Например, начните ваше письмо с «Дорогие господа Смит и Джексон». Следи за своей пунктуацией тоже. Двоеточие после приветствия формальное, а запятая неформальная. Конечно, если вы используете имя получателя с обоими адресатами, используйте «Dear Sue and John» с запятой.
С уважением или наилучшими пожеланиями?
Заключение, которое вы выберете для своего делового письма двум людям, также может зависеть от ваших взаимоотношений и типа бизнеса. «С уважением», «С уважением» и даже «С наилучшими пожеланиями» - это профессиональные способы закрыть ваше письмо, но «С уважением» широко принят как стандартное и правильное завершение. Обычное военное заключение - «Очень почтительно», но если вы пишете благодарственное письмо после интервью, «Спасибо за внимание», добавляет приятное прикосновение.
