Электронная почта и другие электронные средства связи, возможно, выдвинули бумажные письма на грани сознания, но было бы неверно предполагать, что искусство написания писем мертво. Наоборот, предприятия используют письма каждый день, чтобы отправлять информацию, сообщать клиентам важные условия и давать что-то материальное в руки получателя. Полуформальное письмо уместно, когда вы знаете получателя, но не как друга.
Является ли полуформальный правильный формат?
Всегда учитывайте получателя при подготовке делового письма. Полуформальное письмо подходит, когда вы знаете получателя или регулярно общаетесь с ним или с ней, например, с бухгалтером, который присматривает за вашей бухгалтерией, или с офис-менеджером вашего основного поставщика. Если вы совсем не знаете этого человека, выберите официальный стиль письма. Полуформальные письма более вежливы, чем неформальные. Думайте о них как о чем-то вроде официального письма, которое вы можете написать правительственному регулятору, и непринужденного стиля письма, которое вы можете написать другу.
Следуйте стандартному формату делового письма
Полуформальные письма следуют стандартному формату деловых писем; это только язык, который вы измените, чтобы создать нейтральный тон. Выберите канцелярские товары, напечатанные на вашем фирменном бланке, и напишите имя и рабочий адрес получателя в левой верхней части страницы. Итак, если вы пишете генеральному директору компании-поставщика, внутренний адрес будет выглядеть так:
Кэтрин Торранс, генеральный директор
Компания Акме
Улица Акме 123
Бартлсвилл, Оклахома 74003
Далее напишите дату в формате месяц-день-год. В деловой письменности принято писать месяц как слово: «28 марта 2018 года».
Выберите Приветствие
Используйте фамилию получателя, за которой следует двоеточие: «Уважаемый Mr./Mrs./Miss/Ms. Фамилия:« Для нескольких адресатов перечислите имена всех получателей - «Уважаемые Ms. Tomaker, Mr. Bennett и Dr. Тулсон-Смит: «Не пишите имя; это считается грубым. Если вы не знаете имя получателя, проведите онлайн-исследование, чтобы узнать его. Используйте общее приветствие, например «Уважаемый директор по продажам», только в крайнем случае. В этом случае было бы предпочтительно обратиться к вашему письму «Дорогой сэр» или «Дорогая мадам» и использовать формальный тон.
Структурируйте тело для ясности
Тело вашего письма должно звучать вежливо и нейтрально. Используйте обычные слова вместо формальных слов, например, «также» вместо «более того» и «но» вместо «однако». Сокращения типа «я», «не» и «не будет» хорошо в полуформальном письме, если они соответствуют стилю дома вашей компании. Начните с описания причины, по которой вы пишете, и сделайте свои оставшиеся пункты в двух-четырех абзацах логичным способом, по одной идее на абзац. Уважайте время получателя и держите письмо как можно более кратким и точным.
Написать бесплатный Закрыть
У вас есть различные варианты округления полуформального письма, поэтому выберите вежливое, но сердечное закрытие из списка ниже:
- С уважением,
- С уважением,
- Искренне Ваш,
- С уважением,
- Сердечно,
- С наилучшими пожеланиями,
В завершение введите свое имя и заголовок, затем напечатайте письмо и подпишите свое имя в промежутке между заключительным и введенным вами именем.
Пример полуформального письма
Собирая все вместе, вот пример короткого полуформального письма:
Уважаемая г-жа Мирс!
Я пишу, чтобы официально пригласить вас стать приглашенным докладчиком и организатором семинара на предстоящей конференции по промышленным продажам в 2019 году.
Тема конференции - «Продажи: езда на волне технологий». Он будет проходить в конференц-центре им. Эрнеста Мориала в Новом Орлеане с 3 по 5 октября 2019 года.
К вашему сведению, вступительным докладом станет Катерина Хоулден из Intelligent Sales. Тема ее презентации - «Освоение продаж больших данных». Если вы войдете на наш портал конференций по адресу www.indsalescon.net, вы сможете увидеть текущий черновой вариант программы и конкретные темы, которые будут предварительно освещаться в выступлениях и семинарах.
Мы ожидаем, что посещаемость будет самой высокой в этом году: 4000 делегатов и 80 докладчиков. Я был бы рад и польщен, если бы вы внесли свой вклад в это престижное событие.
Буду признателен, если вы ответите до 30 мая. Оттуда я могу предоставить вам любую дополнительную информацию, которая может вам потребоваться.
С наилучшими пожеланиями,
Джейн Доу
