В эпоху технологий, процессов избыточности, терабайтов, гигабайт и дубликатов информации управление записями является обыденной, но критически важной практикой, которую все организации должны были прекратить. Подход к обслуживанию файлов данных все чаще и чаще превращается в суть хорошего принятия деловых решений.
Что включает в себя управление записями
Управление записями включает в себя несколько областей сбора, хранения и, в конечном итоге, надлежащего уничтожения. Наука разбита на несколько категорий: ввод и сбор, хранение, резервирование и резервное копирование, а также сокращение. Ввод и сбор устанавливают протоколы, позволяющие сотрудникам следить за тем, как создаются данные, и систему регистрации, которой они должны следовать для легкого поиска в дальнейшем. Также указывается, что следует хранить, а что нет. Хранение может включать в себя как печатные, так и электронные файлы и устанавливает параметры того, какие средства хранения разрешены, а какие нет (то есть жесткие диски, бумажные папки, сети или флэш-накопители). Избыточность и резервное копирование подразумевают сохранение безопасных копий важной информации на случай аварии. И, наконец, сокращение определяет допустимые методы уничтожения и удаления данных из бизнес-систем.
Статистическая помощь в принятии решений
Управление записями позволяет легко собирать статистику. Большая часть принятия деловых решений основана на анализе тенденций. Анализ трендов разрабатывается и строится на основе поиска закономерностей в информации и данных и выработки выводов о поведении этих закономерностей. Чем лучше будет управление информацией, тем лучше будет анализ тенденций и соответствующие бизнес-знания.
Как избежать потери информации
Еще одним ключевым компонентом управления записями является предотвращение потери данных. Это может произойти очень легко: файл удален, неправильная папка уничтожена, плохой сотрудник выходит из здания с конфиденциальными данными.
Управление записями обеспечивает наличие превентивных процессов для организации и хранения информации в защищенной форме. Затем вводятся в действие избыточности, такие как системы резервного копирования и несколько хранилищ копий, поэтому в случае разрушения одной файловой системы ее можно быстро заменить последней копией. Наконец, меры безопасности помогают выявлять записи, которые могут быть подделаны, что может поставить под угрозу благополучие и интересы компании.
Организационные преимущества
Управление записями повышает эффективность. Данные обнаруживаются быстрее, проще, а процесс принятия решений улучшается благодаря немедленному анализу и поиску информации. Улучшенное ведение записей уменьшает потери ресурсов. При соблюдении надлежащих протоколов используется меньше бумаги и места в системе хранения. Случайное уничтожение и постоянная потеря исключаются, когда надлежащее управление записями обеспечивает наличие последних резервных копий. Управление записями также ведет бумажный след, чтобы помочь защитить действия компании во время судебного разбирательства. Наконец, управление записями помогает поддерживать хорошую организацию, когда имеешь дело с клиентами, проектами и реагируешь на них. Поддерживая организованную систему сбора информации, можно получить ценные данные и информацию, когда это необходимо для конкретного клиента или проекта.
Аутсорсинг как опция
Многие компании хотят оставаться преданными своим основным специальностям и не хотят так беспокоиться о поддержке систем данных. В таких случаях может быть очень полезно использовать партнера или поставщика для ведения и проектирования управления записями, чтобы компания-клиент могла просто сосредоточиться на своем основном бизнесе. Администрация сводится к тому, чтобы платить за услугу, которая гарантирует, что хранимая информация собирается и поддерживается, так как клиенту она нужна для принятия решений. Многие крупные компании пошли в этом направлении, чтобы стать более эффективными, иногда отдавая на аутсорсинг только услуги резервного копирования, а другие передают поставщикам целые системы записи для лучшего управления.
