JISC InfoNet описывает управление записями как систематическое управление всеми записями вместе с информацией или данными, которые они содержат. Раньше эти записи хранились в бумажном формате, и каждая крупная организация имела реестр, иногда укомплектованный армией клерков. Сегодня электронные системы управления записями вступили во владение. Как ручные, так и электронные системы управления записями имеют как явные преимущества, так и недостатки.
Поиск данных и обмен ими
Главная причина, по которой многие организации стали безбумажными, заключается в легкости, с которой электронная система обеспечивает поиск и обмен информацией. Когда данные хранятся на бумаге и хранятся в реестре, их извлечение представляет собой проблему. Кроме того, информация может использоваться только одним человеком одновременно. Хотя электронные системы решают эту проблему, они также сталкиваются с другими проблемами.
Стоимость оборудования и потенциал его устаревания
Когда организация становится безбумажной, на бумаге хранятся огромные объемы данных, которые необходимо отсканировать и сохранить в цифровом формате. Аппаратное и программное обеспечение, необходимое для этого упражнения, стоит немалых денег. Помимо первоначальных затрат, существенным недостатком электронных систем является то, что как аппаратное, так и программное обеспечение устаревают за относительно короткое время. Аппаратное обеспечение может потребовать замены всего за 18 месяцев, а программное обеспечение - каждые 2-3 года.
Электронные системы и проблема людей
Внедрение электронной системы управления записями требует изменения отношения сотрудников. Любые радикальные изменения в организации воспринимаются многими сотрудниками со скептицизмом, которые не уверены, как такие изменения повлияют на них. Когда старые способы организации файлов заменяются новыми, работник чувствует потерю контроля, и это должно быть решено гарантиями работодателя и подкреплено успехом внедренной системы.
Безопасность и другие вопросы
С расширением обмена информацией, которое делает возможной электронная система управления записями, возникает проблема безопасности. Если не будут приняты адекватные меры, конфиденциальная информация компании может оказаться в чужих руках. Более того, управление записями может стать проблемой, когда система забита ненужными записями (например, копиями документов). Нередко встречаются ситуации, когда значительное количество записей на самом деле является нежелательной почтой.
