Если у вас небольшая компания или крупная корпорация, важно правильно хранить и управлять документами, созданными в ходе бизнеса. Они могут включать в себя что угодно, от цифровых файлов и налоговых деклараций до контрактов и отчетов о проектах. Вот тут-то и начинается управление документами и записями. Его основными целями являются обработка записанной информации, улучшение общих рабочих процессов и обеспечение более быстрого поиска данных. Существует несколько типов систем управления записями, и у каждого есть отличительные характеристики.
Что такое система управления записями?
Отсутствие деловых чеков или счетов, неправильно оформленные документы и поврежденные файлы - все это частые жалобы владельцев бизнеса. В период с 2005 по 2018 год в США было обнаружено более 22 миллионов записей в результате утечки данных. Кроме того, сотрудники тратят половину своего времени на поиск информации, связанной с деятельностью их компании. Более 26 процентов говорят, что управление данными в их организациях несколько хаотично.
Компании, большие и маленькие, обязаны хранить свои записи в течение определенного периода. Например, выписки о банковских счетах и кредитных картах должны храниться в надежном месте не менее семи лет. То же самое касается документов для подготовки налоговой декларации. Выписки с инвестиционных счетов, аннулированные чеки и платежные квитанции должны храниться не менее одного года.
Что делать, если эти документы потеряны или повреждены? Представьте себе, что вы включаете компьютер, чтобы понять, что его взломали. Если ваше офисное здание загорится, все ваши файлы могут быть потеряны навсегда. Конечно, вы всегда можете хранить копии в другом месте, но это потребует больше места и затрат.
Система управления записями, также известная как система управления правами, может сделать все намного проще. Этот вид программного обеспечения позволяет хранить, находить и использовать официальные записи в качестве доказательства транзакций, платежей и других деловых операций. Последние программы управления документами и записями имеют расширенные функции, такие как инструменты поиска, возможности сканирования, инструменты хранения и классификации, функции отслеживания соответствия и многое другое.
Управление записями не только гарантирует, что ваши файлы будут легко доступны в любое время, но также может улучшить рабочий процесс и производительность в вашей организации. Сотрудники смогут быстро извлекать данные, обрабатывать информацию, определять владельца каждой серии записей и устранять избыточные данные.
Облачное программное обеспечение для управления записями
Облачная система управления записями позволяет хранить все ваши документы в одном месте. Это решение для цифрового хранения данных действует как хранилище для файлов в вашей организации, позволяя вам получить к ним доступ в любое время и в любом месте. Это особенно полезно для компаний с удаленными командами, а также для компаний с офисами в разных местах.
Этот тип программного обеспечения RMS обеспечивает безопасность ваших файлов и устраняет необходимость в дополнительных программах для обычного резервного копирования. Кроме того, он позволяет пользователям назначать определенные файлы другим членам команды и отправлять уведомления в режиме реального времени, а не отправлять электронные письма туда и обратно. Поскольку данные хранятся на серверах хоста, они менее уязвимы для кибератак.
ПО для управления корпоративными записями
Крупные организации обычно выбирают программное обеспечение для управления записями предприятия. Эти программы обладают расширенными возможностями и могут хранить, организовывать и обрабатывать большие объемы данных. С системой управления правами предприятия вам будет проще управлять физическими и цифровыми записями, отслеживать состояние и местоположение каждого файла и переносить данные из устаревших систем в новейшее программное обеспечение.
Для достижения наилучших результатов выберите программу с безопасным контролем доступа пользователей, механизмами индексации данных в реальном времени и механизмами утилизации. Надежная корпоративная система управления правами позволяет удерживать записи, осуществлять полнотекстовый поиск и импортировать физические и цифровые записи в любом формате из любого источника. Эти функции могут упростить ваши бизнес-операции и улучшить принятие решений.
Эти типы программного обеспечения для управления записями могут быть разбиты на несколько других категорий. Системы управления контентом, системы управления документами и системы цифровой обработки изображений - это лишь некоторые из них. Какой из них выбрать, зависит от потребностей вашей компании и бюджета.
