Документация является частью повседневной жизни в мире сбора личных, финансовых и общих данных, и, следовательно, только правильно проводить периодические проверки методов обработки документов. Аудит показывает, какие меры внедряются, методы, которые следует изменить, и способы внесения таких изменений.
Процедура закупки
Организация должна периодически проверять, соблюдается ли процедура закупки документов. Аудит может показать, есть ли у организации в настоящее время метод управления документацией, утверждены ли необходимые документы уполномоченным персоналом и насколько эффективно обрабатываются изменения документов. Эта часть аудита может также показать, насколько доступны документы.
Хранение документов
Документы могут храниться в виде печатных или компьютерных файлов. Аудит может показать, настроены ли системы хранения записей в соответствии с потребностями организации. Аудит должен также показать, как долго хранятся печатные и компьютеризированные документы. Аудит должен определить, содержатся ли документы в хорошем состоянии и защищены ли от повреждений, порчи или потери.
Описание документов
Аудит должен проверить, как документы описываются в системе регистрации организации. Документация может быть указана по имени, номеру или в описательной форме. Документ может иметь краткое соответствующее описание, чтобы его было легче найти. Аудит должен показать, систематически ли документы подаются по номеру версии и дате пересмотра.
