Аудиты проводятся компаниями, правительственными учреждениями и органами по аккредитации, чтобы оценить, достигают ли частные лица и предприятия желаемых результатов, точно документируют и соответствуют установленным стандартам. Кроме того, аудит может помочь в выявлении областей улучшения. Аудит может проводиться путем оценки отдельных частей информации и оценки результатов.
Использование контрольного списка для проведения аудита будет определять специфику того, что нужно искать в ходе аудита, как оценивать результаты и обеспечивать процесс документирования для аудита.
Определите, что именно вы хотите провести аудит и как достижим аудит. Подумайте, какие результаты вы хотите достичь, и кто лучше всего завершит аудит. Например, если вы хотите проверить эффективность работы сотрудника колл-центра, рассмотрите возможность просмотра средней статистики телефонных звонков в течение обычной недели, чтобы убедиться, что они соответствуют стандартам компании.
Документируйте вопросы, которые будут отвечать на окончательный ответ, который можно измерить или оценить. Например, если вы проводите аудит политики на соответствие стандартам аккредитации, в своем контрольном списке спросите: «Требует ли эта политика от компании ххх?» (Укажите требования стандарта аккредитации).
Разработайте измерения, которые соответствуют каждой области вашего аудита и определите метод оценки. Например, если вы проверяете, прошли ли сотрудники определенное обучение, ответом на ваш вопрос будет ответ «да» или «нет». Создайте методологию для достижения общего или положительного / отрицательного результата.
Создайте контрольный документ или программу для сбора результатов каждого аудита. Документация вашего аудита важна, чтобы доказать, что вы завершили все аспекты аудита и оценили каждый элемент.
Пройдите тестирование обеспечения качества, чтобы определить, являются ли критерии в вашем аудите действительными и имеют ли смысл результаты, которых вы хотите достичь. Если аудит постоянно терпит неудачу или не дает желаемых результатов, оцените, правильно ли вы проводите аудит. Например, если вы проверяете системную документацию, а аудит неоднократно дает сбой, определите, просматриваете ли вы соответствующую область системы, в которой следует собирать информацию.
