Некоммерческие организации находятся под пристальным вниманием различных заинтересованных сторон из-за их зависимости от благотворительных пожертвований или из-за того, что они не облагаются налогом. Чтобы убедиться, что ваша практика закупок проходит проверку при рассмотрении СМИ, донорами, Службой внутренних доходов или другими заинтересованными сторонами, важно создать политику закупок, которая позволит избежать любых потенциальных конфликтов интересов или отсутствия прозрачности.
Несколько ставок
Некоторые некоммерческие организации требуют, чтобы покупки, превышающие определенный уровень в долларах, были выставлены на торги, при этом организация получает несколько заявок для разных поставщиков. Это помогает уменьшить вероятность того, что агент по закупкам, начальник отдела или исполнительный директор может заключить контракт с другом, членом семьи или деловым партнером, который предлагает личное вознаграждение или прямую взятку. Это также препятствует тому, чтобы давний поставщик повышал ставки или уменьшал услуги каждый год, потому что он знает, что у него нет конкуренции.
Низкая ставка против лучшей цены
Ваша политика закупок может требовать, чтобы ваша организация брала самую низкую ставку на проекты, услуги или товары, или позволяла вам брать лучшую ставку. Лучшая ставка может быть не самой дешевой, но она может принести пользу организации. Например, одна фирма по спортивному маркетингу может предложить провести 10-километровую благотворительную дорожную гонку за меньшую плату, чем другая фирма, но у участника, предложившего более высокую цену, может быть больше опыта в проведении дорожных гонок и больше контактов, которые могли бы купить спонсоров. В некоторых случаях некоммерческая организация может позволить заключить договор с бизнесом, не являющимся лицом, предложившим самую низкую цену, при условии, что договор находится в пределах определенного процента от самой низкой ставки, а агент по закупкам, руководитель отдела или руководство могут показать причины, по которым цена является самой низкой. не самая лучшая ставка.
Запросы на предложения
В рамках своей политики закупок создайте и отправьте запрос предложений для проектов, услуг или товаров, превышающих определенную сумму в долларах. Запрос предложений - это стандартная процедура, используемая предприятиями и сообщающая потенциальным участникам торгов те же объективные требования, которые предъявляются к контракту. Запросы предложений помогают некоммерческим организациям сравнивать ставки между яблоками и яблоками.
Конфликт интересов
Чтобы предотвратить фаворитизм или появление фаворитизма, спросите членов совета директоров и управленческий персонал, есть ли у них друзья, члены семьи или деловые партнеры, которые продают приобретаемые вами товары или услуги. У многих некоммерческих организаций есть политика, запрещающая организации вести бизнес с компаниями, имеющими тесные связи с ключевыми заинтересованными сторонами. Прежде чем одобрить крупные контракты, поделитесь именами потенциальных деловых партнеров со своими ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы определить, есть ли у кого-либо из них конфликт.
прозрачность
Поскольку некоммерческие организации не конкурируют с другими компаниями за получение прибыли, они более свободны раскрывать деловую информацию общественности. Сделайте вашу политику закупок общедоступной на вашем веб-сайте. Включите информацию о крупных покупках в отчет казначея, предоставленный вашему совету директоров на заседаниях совета директоров.
устойчивость
Возможно, вы захотите отдать предпочтение предприятиям, которые используют «зеленые» методы ведения бизнеса. Сюда могут входить компании, которые публично заявили и продемонстрировали инициативы по сокращению использования энергии и воды, переработке, использованию органических и нетоксичных материалов или сокращению упаковки.
