Как работодатель вы несете ответственность за отправку налоговых деклараций W-2 каждому сотруднику до 31 января. Хранение ваших копий W-2 в файле в течение нескольких лет защищает от претензий, которые вы не отправили вовремя, и служит защитой при аудит.
Требования к учету
Налоговая декларация малого бизнеса может проверять налоговую декларацию в течение трех лет после подачи заявления, согласно официальному веб-сайту Nolo. IRS призывает владельцев бизнеса сохранять все налоговые документы, включая W-2, в течение как минимум четырех лет после подачи. Ноло предлагает еще более консервативное предложение о хранении записей в течение как минимум шести лет после подачи.
Причины держать
Помимо использования инструкций W-2 в качестве документации в ходе аудита, вы хотите сохранить их на тот случай, если сотрудники заявят, что не получили копию. Сотрудники должны связаться с вами, если они не получат W-2 в течение двух недель после 31 января. В этот момент вам может потребоваться отправить еще одну копию. Вам также необходимо хранить копии налоговых деклараций вашего бизнеса, включая декларации, по которым вы сообщали о доходах сотрудников, не менее шести лет.
