Когда компании впервые начали использовать компьютеры в больших количествах, ученые объявили о наступлении «безбумажного общества». Компьютерная революция все еще способна выполнить это конкретное обещание. Тем не менее, традиционно бумажные процессы - как деловые, так и личные - продолжают переходить на более компьютеризированные формы по ряду очень веских причин.
документы
Компьютер принес большую простоту и гибкость в создании и редактировании документов. В отличие от пишущей машинки, программы компьютеризированной обработки текста предлагают практически безграничный выбор стилей, шрифтов и форматов для документов. Ошибки печати могут быть легко исправлены на экране без необходимости использования корректирующей жидкости или корректирующей ленты. Целые блоки текста могут быть легко скопированы из одного документа в другой без необходимости перепечатывания. Фотографии и другие графические объекты могут быть включены в документ без особых усилий.
разделение
Совместное использование документов с компьютеризированной системой очень просто. Нет необходимости делать физические копии документа, а затем отправлять их по почте или факсу получателям. Документ, хранящийся в файле в компьютеризированной системе, может быть передан любому, кто имеет доступ к этой системе, просто заставив его отобразить документ на экране своего компьютера. Документами можно поделиться за пределами компании, просто прикрепив документ к электронному письму, отправленному получателю.
подача
Целью подачи документов является не только хранение документов, но и их легкий доступ. Компьютер преуспевает в этом так, как никогда не мог простой шкаф для документов. Документы, поданные в компьютеризированной системе, автоматически индексируются системой управления файлами компьютера. Эти индексы автоматически обновляются и поддерживаются системой независимо от того, как часто документ можно перемещать или редактировать. Документы могут даже быть найдены, если компьютер ищет большое количество документов по определенным словам или фразам. Кроме того, компьютеризированные системы хранения могут хранить огромное количество документов в крошечной части пространства, необходимого для физических картотек.
функциональность
Отнюдь не просто электронное представление статического бумажного документа, электронный документ может стать действительно интерактивной сущностью. Например, электронная версия заполненной формы позволяет вводить данные непосредственно в документ с проверкой и проверкой ошибок в реальном времени. Расчеты и функциональность могут быть встроены непосредственно в документ. Например, существующий клиент может быть указан в электронном документе, если документ использует файл базы данных клиентов компьютера, чтобы пользователь мог просто выбрать имя клиента из списка всех клиентов в файле. Логика, встроенная в документ, будет автоматически переносить информацию о клиенте в документ, включая адреса, учетные номера клиентов или любые другие требуемые данные.
безопасности
Физическая безопасность файлов компании имеет первостепенное значение. Файлы должны быть защищены от физического повреждения или уничтожения. Доступ к файлам неавторизованным персоналом также должен быть запрещен. Компьютеризированная система регистрации упрощает эти задачи. Копии компьютеризированных файлов могут быть легко созданы и сохранены в разных местах, как на нескольких компьютерных платформах в сети, так и на съемных носителях данных для физического хранения за пределами площадки. Файлы в компьютерной системе также могут быть зашифрованы, чтобы сделать их нечитаемыми для тех, кто не имеет разрешения на просмотр файлов.
