Встречи происходят регулярно в деловом мире, и протоколы являются официальными документами, используемыми для записи предпринятых действий и принятых решений. Поскольку протоколы становятся официальными документами в глазах компании, любые изменения, которые необходимо внести в протокол, требуют добавления. Когда вы создаете приложение, вы должны знать, когда и как представить его комитету собрания, и добавить его в официальные протоколы, чтобы вы не вносили эти изменения по собственному желанию.
Подготовьте копии официальных протоколов последней встречи, чтобы каждый, кто присутствовал на встрече, мог их просмотреть.
Раздать протокол на следующей встрече. Обычно председатель собрания начинает с рассмотрения протоколов предыдущего заседания. Все участники должны прочитать протокол и утвердить их, прежде чем идти дальше. Если кому-то есть, что добавить, изменить или исправить, то сейчас самое время сказать об этом.
Запишите изменения в протокол. Вы можете записать изменения прямо в свою копию протокола или записать заметки на отдельном листе бумаги.
Разрешить всем участникам собрания договориться о предлагаемых изменениях в протоколе, который будет выставлен в дополнении. Если все согласны, вы можете перейти к созданию протокола к протоколу.
Создайте приложение после закрытия собрания. Лучше всего сделать приложение сразу после собрания, чтобы информация все еще была свежа в вашем уме. Используйте шаблон минут, чтобы написать в приложении информацию.
Разошлите официальные протоколы с приложенным к ним приложением к членам группы собрания. Возможно, вы не захотите ждать следующей встречи, чтобы сделать это, если это еще далеко в будущем. Скорее, отправьте электронную копию протокола и приложения по электронной почте группе, и сообщите участникам, что их отзывы или одобрение приветствуются. Если все в группе утвердят протокол с добавлением, то он станет вашим новым рабочим документом.
Принесите протокол и добавление к следующему собранию, чтобы получить подпись вашего председателя. Протокол становится официальным только после того, как председатель подписывает его.
