Независимо от того, являетесь ли вы сотрудником, пишущим отчет для своего начальника, или владельцем бизнеса, отчитывающимся перед вашим генеральным менеджером, лучшим инструментом является структура «почему-что-как». Почему вы пишете этот отчет? Какую информацию должен знать читатель? Как вы собираетесь представить свои рекомендации или выводы? Следование этой структуре даст логический поток вашему документу. Он даст вашему боссу или руководителю точную информацию, необходимую для принятия взвешенного делового решения.
Сосредоточьтесь на том, почему
Понять, почему вы пишете отчет. Крайне важно, чтобы вы четко понимали цель отчета, в противном случае вы можете адаптировать свое письмо не к той аудитории или пропустить важную информацию. Задайте вопросы, если это необходимо. Если отчет будет распространен среди нескольких отделов, подумайте, следует ли включать отдельные разделы, посвященные проблемам каждого отдела.
Решите, какую информацию включить
Соберите необходимую информацию, такую как финансовые данные, диаграммы и графики. Интервью людей, чье мнение имеет отношение к вашему отчету. Затем определитесь с наиболее важным моментом или моментами, которые, по вашему мнению, должны знать аудитория. Начните с написания нескольких абзацев, в которых выделены основные моменты, или структурируйте свою информацию в виде списка пунктов.
Решите, как представить вашу рекомендацию
Дайте отчет название. Кратко опишите детали задания или причину написания отчета. Опишите ваш метод сбора информации. Организовать тело отчета логически, например, в соответствии с основными темами. Не забудьте включить достаточно информации, чтобы показать, что вы тщательно изучили предмет. Завершите отчет своим заключением или рекомендацией, основанной на ваших выводах.
Добавить резюме
Вернитесь к началу вашего отчета и добавьте параграф или два, в котором кратко изложены основные положения отчета. Кроме того, используйте маркеры, чтобы структурировать свои идеи. Резюме может быть всем, что у вашего начальника есть время, чтобы прочитать, поэтому обязательно включите всю соответствующую информацию. Вкратце, о чем идет речь? Каковы основные выводы? Что вы предлагаете или рекомендуете? Что происходит дальше? Измените свое резюме, пока оно не предоставит суть вашего отчета в течение времени чтения одной или двух минут.
Форматировать отчет
Если есть руководство по фирменному стилю, обязательно следуйте ему. В противном случае отформатируйте отчет в удобном для чтения стиле, чтобы сделать копию максимально удобной для сканирования. Используйте четкие заголовки для разделения тем; это облегчает вашему боссу поиск соответствующей страницы в отчете. Попробуйте выделить важные факты крупным шрифтом или жирным шрифтом. Организовать любые финансовые отчеты, печатные материалы или другие подтверждающие документы в приложении в конце отчета.
Проверить и проверить
Проверьте отчет на правильность написания и грамматики. Онлайн-проверки орфографии и грамматики полезны, но они не всегда учитывают контекст.Если это возможно, попросите кого-нибудь вычитать отчет, не обращая внимания на ошибки. Попросите корректора критиковать отчет в целом. Вы оставили мысль незавершенной? Использовали ли вы отраслевую терминологию последовательно? Это легко понять? Не пытайтесь произвести впечатление своим звездным словарным запасом - вместо этого стремитесь к ясности.
