Управление информацией является очень важной составляющей бизнеса, ориентированного на знания, в 21 веке. Управление информацией позволяет организациям быть более эффективными, обмениваясь информацией по всей компании. Это побуждает организацию действовать как команда, в которой каждый участник имеет доступ к базе знаний других. Однако управление информацией редко бывает беспроблемным. Типичные проблемы включают сбор информации, обеспечение ее доступности и обеспечение ее использования.
Сбор информации
Без сбора информации невозможно поделиться ею. Информация может быть собрана различными способами. В розничном бизнесе данные о продажах из отдельных магазинов передаются обратно в головной офис корпорации, который может поделиться этой информацией со всеми филиалами. Это может помочь отдельным розничным магазинам понять тенденции потребительского спроса. В сфере профессиональных услуг сотрудники обычно заполняют анкеты о работе, которую они выполняют, и потребностях своих клиентов. Важно обеспечить, чтобы собираемые данные были актуальными и точными.
Предоставление информации
Обеспечение доступности информации является проблемой, которая часто создает трудности для организаций. Одно дело собирать информацию, а совсем другое - сделать ее широко доступной. Один из методов заключается в расширении личного общения за счет использования межведомственных групп. Это побуждает людей делиться своими личными знаниями с другими. Другой способ обмена информацией - это технология. Базы данных могут предоставлять информацию людям по всей организации. Это позволяет международной компании получать информацию о рынках по всему миру. Базы данных, однако, требуют значительных финансовых вложений для достижения успеха.
Обеспечение использования информации
Если информация успешно собрана и доступна, единственной оставшейся проблемой является обеспечение доступа к ней и ее использования. Чтобы обеспечить доступ к информации, лучше всего разработать простые и удобные в использовании методы обмена информацией. Например, база данных должна быть удобной для пользователя. Чтобы обеспечить фактическое использование информации, важно показать сотрудникам, что использование доступной информации имеет ощутимые преимущества.
