Обработка заработной платы - это многомерная задача, которую должен выполнять работодатель. Работодатель должен соблюдать стандарты заработной платы и часов Министерства труда США и налоговые правила Службы внутренних доходов. Кроме того, он должен соответствовать требованиям штата в отношении заработной платы. Наличие контрольного списка обработки платежной ведомости помогает гарантировать соответствие.
Обработка заработной платы
Контрольный список должен включать задачи обработки заработной платы для каждого периода оплаты. Это включает в себя все шаги, необходимые для обработки заработной платы от начала до конца. Если существует несколько периодов оплаты, таких как раз в две недели и раз в полгода, подготовьте отдельные контрольные списки для каждого цикла оплаты, чтобы избежать путаницы. Например, если всем почасовым работникам платят раз в две недели, а всем наемным работникам платят раз в два месяца, потребуются отдельные контрольные списки, поскольку обе группы оплаты обрабатываются по-разному.
Контрольный список для обработки заработной платы может включать в себя этапы для подтверждения представления карты времени, вычисления карты времени и ввода часов заработной платы в систему. В него должен быть включен шаг, обеспечивающий наемным работникам регулярную оплату за период оплаты. Кроме того, оно должно включать в себя внесение изменений в данные о заработной плате сотрудников, таких как изменение адресов и вычетов, корректировок оплаты, таких как повышение заработной платы и аннулирование чеков, а также обработка нового найма и увольнения. Сюда также может входить обработка дополнительной оплаты, такой как сверхурочные, выходное пособие, бонусы и комиссии.
Обработка вычетов
Вычеты из заработной платы включают обязательные / принудительные отчисления. Последнее означает, что вычет является юридически обязательным. Обязательные отчисления включают федеральный подоходный налог, налог на социальное обеспечение и налог на медицинскую помощь, а в большинстве случаев - подоходный налог штата. Работодатель несет ответственность за удержание этих налогов из зарплаты работников. Кроме того, он несет ответственность за свою часть налогов на заработную плату. Контрольный список должен включать необходимые законодательные вычеты. Обязательные отчисления также включают в себя выплаты по заработной плате и постановления об удержании алиментов. Включите их в контрольный список, если применимо.
Добровольные отчисления - это те, которые компания предлагает, например, пенсии и пособия по болезни, страхование жизни и инвалидности, благотворительные взносы, плата за парковку, членские взносы и погашение кредита. Контрольный список не должен перечислять каждый тип добровольных вычетов, но он должен включать проверку на добровольные вычеты. Как только представитель фонда заработной платы ознакомится с фондом заработной платы, легко узнать, какие вычеты влияют на сотрудников.
Генерация платежей
В контрольном списке должны быть шаги для распечатки чеков и квитанций и создания файла прямого депозита. Включите этап печати отчета о предварительной обработке, который позволяет представителю платежной ведомости перепроверять - и при необходимости корректировать - платежную ведомость перед печатью чеков и перед созданием файла прямого депозита. Кроме того, если после обработки платежной ведомости чеки должны быть перенаправлены конкретному лицу, укажите это в контрольном списке.
Постобработка
После того, как платежная ведомость обработана, соответствующие данные должны быть поданы для обеспечения соответствия ведения учета. Контрольный список должен содержать различные отчеты о заработной плате, которые должны быть поданы. Кроме того, он должен включать необходимые отчеты для смежных отделов, таких как бухгалтерия или финансы и человеческие ресурсы. Если требуется дальнейшее взаимодействие с этими или другими отделами, включите его в контрольный список. Например, если внешняя налоговая компания занимается налоговыми делами компании, контрольный список должен включать способ пересылки налоговых файлов по налогу на заработную плату в налоговую компанию.
