Важной целью любой системы внутреннего контроля является защита активов. Поскольку процессы расчета заработной платы влияют как на человеческие, так и на финансовые ресурсы, проблемы или недостатки внутреннего контроля заработной платы могут быть дорогостоящими. Признание рисков, присущих процессу начисления заработной платы, понимание их потенциальных последствий и знание того, как их устранить, со временем может привести к значительному предотвращению потерь.
риски
Риски в процессе начисления заработной платы включают проблемы финансовой отчетности, такие как занижение заработной платы и обязательств, связанных с выплатами работникам, или неправильная классификация затрат на оплату труда между стоимостью проданных товаров (COGS) и расходами на продажу, общими и административными (SG & A) расходами. Операционная эффективность может быть поставлена под угрозу путем оплаты призрачных или уволенных сотрудников (как правило, в результате сговора) и использования неправильных ставок заработной платы. Соблюдение нормативных требований нарушается в результате нарушения федеральных законов и законов штата о заработной плате и часах, а также нарушения правил Службы внутренних доходов (IRS), касающихся сотрудников по сравнению с независимыми подрядчиками.
Влияние
Потенциальные финансовые, репутационные и правовые последствия проблем с заработной платой широко варьируются в зависимости от их сроков, размера и характера. Понимание воздействия, которое может оказать событие, важно для того, чтобы знать, как правильно его решить. Предприятия должны учитывать следующее: Ошибки в финансовой отчетности могут привести к увеличению платы за внешний аудит. Неправильные финансовые данные могут привести к плохим управленческим решениям и могут негативно повлиять на инвесторов и других заинтересованных сторон, таких как кредиторы. Выплаты призрачным сотрудникам и неправильные ставки оплаты могут негативно повлиять на ликвидность и увеличить налоговую нагрузку. Нарушение законов о заработной плате и часах или нормативных актов IRS может привести к значительным штрафам, судебным издержкам, повышению текучести кадров и потере репутации.
смягчение
Вы можете уменьшить вероятность или влияние проблемы с заработной платой, если внедрите строгий контроль заработной платы. Однако выгода от внедрения контроля заработной платы не должна перевешивать стоимость. Регулярная и своевременная проверка счетов и сверка данных с главной книгой и данными сторонних процессоров, передача файлов и другие записи могут предотвратить или обнаружить финансовые искажения. Обзор классификации труда работников между прямыми и косвенными затратами может помочь выявить проблемы классификации. Разделение обязанностей между вводом данных о заработной плате, обработкой и авторизацией платежей и персоналом по выпуску является идеальным, но может быть затруднено в небольших компаниях с ограниченными ресурсами. Высший уровень управления может быть целесообразным, если одобрение и информирование о ставках заработной платы, изменениях ставок, повышении в должности, смене работы и увольнениях может быть целесообразным, когда разделение обязанностей не является экономически эффективным. Соответствующие программы обучения менеджеров и супервайзеров по юридическим и кадровым вопросам могут помочь повысить соответствие нормативным требованиям.
мониторинг
Любая система внутреннего контроля может стать неэффективной с течением времени, так как персонал и бизнес-процессы меняются в результате роста или из-за ненадлежащего переопределения процедур управления. Проводить периодические оценки потенциальных рисков, а также анализировать структуру и эффективность средств контроля заработной платы, чтобы обеспечить их актуальность и экономичность.
