Никто не любит давать плохие новости, особенно сотрудникам. Однако, когда бизнес не работает, часто приходится увольнять людей или сокращать часы работы. Эти сообщения особенно трудно написать в письме, потому что может показаться, что независимо от того, как вы изложите факты, получатели будут сердиться и расстраиваться. К счастью, при некотором планировании вы можете написать письмо, которое облегчает сотрудникам и помогает им понять сложный характер вашего решения сократить их рабочее время.
Введите дату. Пропустить пробел Если вы персонализируете письмо каждому отдельному сотруднику, используйте функцию слияния в вашей программе обработки текста, чтобы добавить имена и адреса. Кроме того, вы можете полностью пропустить внутренний адрес и написать общее письмо, если у вас просто слишком много сотрудников, чтобы сделать персональные копии.
Откройте письмо, набрав «Уважаемый (укажите имя сотрудника)», а затем двоеточие. Если вы пишете общее письмо, введите «Уважаемый сотрудник», а затем двоеточие.
Начните письмо с предоставления фона. Объясните, что компания теряет деньги и что вы пытались сделать, чтобы противостоять спаду. Пишите ясным языком, но достаточно подробно, чтобы сотрудники понимали, что компания переживает трудные времена. Не упоминайте о сокращенных часах в первом абзаце, потому что тогда сотрудники, вероятно, просто перестанут читать, и вы потеряете возможность объяснить ситуацию или попытаться сохранить свою доброжелательность.
Объясните сокращение часов во втором абзаце. Быть конкретными. Сколько часов рабочие могут терять каждую неделю? Когда они вернутся к своему обычному графику, если применимо? У сотрудников будет много вопросов, и решение их теперь предотвратит путаницу и телефонные звонки в офис.
Подчеркните хорошие новости, если таковые имеются. Например, если вы сокращаете часы, чтобы избежать увольнения, укажите это. Если у вас есть стратегия, которая, по вашему мнению, скоро вернет ваш бизнес в тупик, пусть сотрудники почувствуют ваш оптимизм. Даже если хорошие новости относительно незначительны, они помогут сотруднику почувствовать, что у вас есть наилучшие интересы.
Дайте информацию о действии в последнем абзаце. Если сотрудникам нужно что-то сделать, например заполнить дополнительные документы, сообщите им. Спасибо им за участие в этом сложном процессе.
