Легко попасть в заблуждение, что деловые деньги делают одну из двух вещей - входить или выходить. Есть третья категория: Limbo.Находясь в подвешенном состоянии, деньги ожидают атрибуции счета или еще должны быть обналичены или получены. Иногда эти средства отслеживаются через временный счет, своего рода путевая станция. Популярно известный как «клиринговый счет», их также часто называют моющими счетами, бартерными счетами, счетами с нулевым балансом и даже просто временными счетами.
Что такое клиринговый счет?
Очистку учетных записей иногда можно спутать с «промежуточными учетными записями» - это понятно, поскольку обе эти временные учетные записи ждут дополнительной информации, прежде чем может произойти следующий шаг.
В чем они отличаются, так это в том, что неизвестный аккаунт - это решение тайны или проблемы. Возможно, какой-то клиент заплатил сразу несколько вещей в какой-то единовременной сумме, и есть некоторая борьба в расшифровке того, как этот платеж ломается. Платеж поступает на промежуточный счет до тех пор, пока это не будет решено, и не будет понятно, где находятся деньги
Тем не менее, клиринговый счет во многом похож на общую бухгалтерскую книгу, используемую в качестве напоминания для услуг или товаров, полученных или проданных, которые еще не были оплачены, или других операций, которые еще не могут быть детально зарегистрированы. Иногда он используется для отслеживания текущего проекта, например, ремонта офиса, когда счета периодически отправляются, но которые требуют единовременного платежа генеральному подрядчику позднее. После того, как платеж будет произведен и выполнен, он может быть размещен на правильных счетах и вычеркнут из расчетного счета.
Другой пример - компания, работающая над книгами на конец финансового года. Они могут хранить доходы и расходы, связанные с этим проектом, во временном или клиринговом счете до завершения проверки. В этот момент они могут перевести указанные доходы и расходы с клирингового счета в свои чистые доходы.
Когда бизнес нуждается в клиринговом счете
Объем обычно имеет много общего с необходимостью очистки счетов. Скажем, есть заработная плата, чтобы бороться с. Расчетный счет для расчета заработной платы должен быть счетом с нулевым балансом. Сразу после подсчета платежей, до их выдачи сотрудникам, фонды заработной платы переводятся на расчетный счет. Когда они обналичены, счет возвращается к нулю, и все платежи регистрируются.
Возможно, есть компания, которая занимается крупными денежными операциями, например, сервисом по сбору денег, который собирает у людей весь день и получает наличные на каждой остановке или двух. Этот владелец может использовать клиринговый счет для быстрой записи транзакций и наличных денег до тех пор, пока он не сможет правильно записать и распределить средства на своих правильных счетах в конце дня или в конце недели.
Когда поступает или уходит стабильный поток доходов, клиринговый счет может быть полезен для отслеживания того, что находится в переходном периоде или с чем нужно будет считаться в ближайшие недели.
Важно отметить, что весь смысл использования клиринговых счетов состоит в том, чтобы упростить жизнь на переходном этапе с помощью денег. Если кто-то использует только один клиринговый счет для всех видов транзакций, он не справляется с этой задачей.
Вместо этого компания должна иметь расчетный счет для расчета заработной платы и другой для управления расходами и т. Д. Таким образом, деньги сохраняются в соответствующих категориях для облегчения решения проблем и мониторинга по мере необходимости. Количество клиринговых счетов, которые компания может использовать в бухгалтерских практиках, не ограничено, поскольку это счета с нулевым балансом, которые не предназначены для отображения в итоговых бухгалтерских книгах. Это все о том, что имеет смысл для записи транзакций и баланса книг.
Как настроить клиринговый счет
Настройка клирингового счета зависит от того, где вы это делаете. Скажем, Quickbooks является вашим программным обеспечением. Откройте «списки», затем выберите «План счетов» и щелкните правой кнопкой мыши в любом месте здесь, затем выберите «новый». Теперь должно появиться окно «Добавить новый счет», поэтому нажмите кнопку «Банк». Quickbook отмечает, что есть несколько типов счетов на выбор, но «банковский» является лучшим для клирингового счета из-за гибкости, которую он предлагает.
«Банк» позволяет вам вносить платежи на счет, используя «получать платежи» или «делать вклады». При оплате вы можете использовать «выписывать чеки» или «оплачивать счета». Еще одним плюсом является то, что банковский счет будет балансовым отчетом. пункт, а также отчет о движении денежных средств, показывающий как остатки, а также изменения в остатках.
Тогда есть практичность, потому что распределение расходов на накладные расходы или класс с использованием нулевых чеков означает необходимость «банковского» счета для клирингового счета.
Но вернемся к созданию клирингового аккаунта: после того как вы выбрали «банк», нажмите «продолжить» и введите название в поле имени аккаунта - клиринг, бартер, стирка, временные - все это хорошие имена для этого аккаунта и, возможно, для какого отдела. Например, «Расчетный счет кредиторской задолженности».
Не вводите начальный баланс сейчас. Просто сохраните его и закройте.
Но подождите, есть больше
Каждое бухгалтерское программное обеспечение предлагает различные параметры и средства контроля учетной записи. В службу поддержки их продуктов будут включены шаги для установки учетных записей для этой системы. Если ваша компания является малым предприятием и вы пользуетесь услугами сторонних организаций для учета на конец года, было бы целесообразно проконсультироваться с вашим бухгалтером, чтобы узнать, что она предлагает, как лучший способ подготовить клиринговые счета для потребностей вашего бизнеса. Она может перечислить, какие категории клиринговых счетов принесут пользу вашим операциям.
Независимо от того, используете ли вы Bill.com, uCollect, Xero, MYOB, Freshbooks или любую другую систему бухгалтерского учета, на их страницах поддержки будет объяснено, как начать очистку учетных записей, поскольку они так важны для большинства методов бухгалтерского учета. Некоторые облачные учетные программы и даже Quickbooks имеют сторонние плагины, которые предоставляют индивидуальные решения для очистки учетных записей, которые, возможно, стоит изучить.
Оставаться ответственным за клиринговые счета
Клиринговые счета являются отличными для управления денежным потоком и оставаться на вершине структуры денежных потоков. Но все это может пойти не так, если за поддержание текущего клирингового счета никто не отвечает.
Клиринговый счет должен проверяться ежемесячно. Согласование играет решающую роль в расчете успеха аккаунта. Без выверки клиринговые счета не совсем понятны.
Месяц - это достаточно времени, чтобы назначить операционный счет для каждой транзакции, указанной в клиринговом счете. Это достаточно времени для перевода нужных средств на указанные счета для этих записей.
Все, что осталось в клиринговом счете по истечении этого срока, является транзакцией, которую необходимо отследить. Например, почему этот чек не обналичивается продавцом? Это было даже получено? Если нет, это может повлиять на способность компании получать акции или своевременно получать необходимые услуги.
Обеспечение обналичивания чеков, а не только получение депозитов, является частью успешного бизнеса. В конце концов, когда поставщики услуг осознают, что вы несете ответственность за приход и уход денег, это создает лучшие рабочие отношения на длительный период, потому что они знают, что вы обращаете внимание на то, чтобы вернуть им их услуги.
Как выписать клиринговые счета в балансе
Расчет заработной платы - популярное использование для клирингового счета и прекрасный пример того, как функционирует клиринговый счет.
Как и любой клиринговый счет, клиринговые счета для расчета заработной платы являются счетом с нулевым балансом. Из-за годового характера начисления заработной платы и того, как часто могут меняться вещи при удержании налогов и других вычетов, здорово использовать расчетный счет, чтобы помочь примирить эти вещи. И когда возникают ошибки или необходимо внести корректировки, это может быть более простой процесс для устранения, когда он находится в клиринговом счете незавершенного производства по сравнению с отдельной позицией в A / P или A / R. Вот почему бухгалтеры любят использовать очистку учетных записей - это помогает избежать грязных записей в других местах.
- Заработная плата $ 22 476
- Компенсация работнику 1 348,56 $
- Налоги с работодателей $ 4 719,96
- Комиссионные вознаграждения $ 77
- Перерасчетный остаток на счете $ 28 621,52
Все эти суммы указаны как дебет в левой части бухгалтерской книги. Баланс клирингового счета - это сумма заработной платы, заработной платы работника, налогов работодателя и заработной платы - все деньги, связанные с выплатой заработной платы.
Справа от бухгалтерской книги указан кредит в размере 28 621,52 долл. США, равный сумме денежных средств, связанных с заработной платой на клиринговом счете.
После обналичивания чеков сумма должна составлять до 22 476 долл. США, и это может быть сверено до нуля. Когда оплата труда работника идет в правительство, оно становится равным нулю. Аналогично для налоговых представлений и оплаты услуг по начислению заработной платы.
Таким образом, поскольку каждая позиция обналичивается или выплачивается в течение месяца или в конце месяца, она сверяется, и после того, как все сказано и сделано, клиринговый счет должен вернуться к нулевому балансу. Отсюда и происходит термин «обнуление» - это результат того, как выровнены позиции по счетам.
Как отметить удаление учетных записей в QuickBooks
Команда Intuit за Quickbooks сделала использование клиринговых счетов довольно простой процедурой.
Сначала создайте запись в журнале, а затем добавьте учетную запись A / R или A / P. из которого ты двигаешь деньги. Теперь добавьте клиринговый счет. Сохраните эту запись в журнале.
Затем создайте вторую запись в журнале и добавьте клиринговый счет к этой записи. Затем добавьте учетную запись A / P или A / R которому вы переместите деньги.
Наконец, в «Оплатить счета» или «Получать платежи» свяжите эти две записи журнала вместе.
Когда нулевые остатки не случаются
Используемые для расчета заработной платы, кредиторской задолженности, операций с наличными, нуждающихся в последующем разрешении или дебиторской задолженности, клиринговые счета почти всегда должны возвращаться к нулю после того, как транзакции приходят и уходят. Если очистка счетов не согласована с нулем, это вызывает проблемы, которые распространяются на главную книгу.
Согласование такое же, как и с другими счетами. Если поступают платежи, которые не соответствуют доллару за доллар, важно спросить, почему. Если платежи идут на неправильные суммы, это необходимо решить. Если чеки не обналичиваются, пришло время их обналичить. Все это идет в согласование клирингового счета. Когда правильные итоги обнуляются, тогда клиринговый счет достигнет нулевого баланса, и процесс выравнивания может начаться заново.
Заключительные соображения
Когда участвуют небольшие компании, клиринговые счета могут иметь свои недостатки. Если транзакций недостаточно, чтобы оправдать добавление этого уровня прозрачности и избыточности, то это может быть дополнительной работой, которая не нужна. Неразрешенные записи, которые обходятся копейками и долларами, могут создать больше хлопот, чем они стоят, но оставаясь на вершине этого на еженедельной и месячной основе, можно свести их к минимуму.
Кроме того, возможно, что это может оказать негативное влияние на прибыль и для малого бизнеса. Может случиться так, что перевод средств на расчетный счет может означать потерю процентной прибыли по корпоративным сбережениям, которая вряд ли будет большой суммой, но разве не каждая копейка имеет значение для здоровья малого бизнеса?
В конечном счете, клиринг счетов может быть огромным инструментом для многих компаний. Преимущество клиринговых счетов для вашей фирмы зависит от объема транзакций и от того, сколько рук вовлечено в корпоративный учет. Если вы искали лучшую прозрачность и более чистые бухгалтерские книги, клиринговые счета могут стать решением, которое вам нужно.
