Итак, вы получили заказ и отправили вашему клиенту запрошенный продукт или услугу. Поздравляем! Далее необходимо заставить клиента заплатить. Процесс сбора денег начинается с выставления клиенту счета с указанием суммы платежа и условий оплаты. Подготовка счета создает дебиторскую задолженность.Это ценная вещь для вашего бизнеса, занимающая высокое место в вашем списке активов, поскольку она легко конвертируется в наличные.
подсказки
-
С точки зрения бухгалтерского учета подготовка счета создает дебиторскую задолженность. Как только он оплачен, счет становится наличным.
Определение счета-фактуры
Счет-фактура - это деловой документ, который готовится всякий раз, когда вам нужно запросить оплату у клиента за товары или услуги, которые вы предоставили. Счет-фактура содержит важные данные, такие как продукт, количество, цена и условия оплаты, такие как банковские реквизиты компании. Что касается документов, то это один из самых простых в создании, а также один из самых важных. Счет-фактура устанавливает обязательство клиента по оплате. Отправляя счет, вы проверяете договор, который существует между вами и клиентом и что вы выполнили свою часть сделки. Как только клиент соглашается со счетом, он становится юридическим долгом, который клиент должен оплатить.
В чем разница между счетом и счетом?
На этом этапе стоит прояснить некоторую терминологию, потому что часто возникает путаница в том, что такое счет и что такое счет. Счет всегда отправляется от продавца покупателю в надежде оплатить его в течение определенного периода времени. Поэтому, когда вы предоставляете товары и услуги, вы всегда создаете счет. Счет - это то, что клиент должен оплатить. Таким образом, счет, который вы создали на стороне клиента, является счетом. Это тот же документ, но с другим именем, в зависимости от того, платите вы или получаете деньги.
С точки зрения бухгалтерского учета это различие важно. Вы и клиент будете использовать один и тот же счет для целей бухгалтерского учета. Но, в то время как клиент будет использовать счет для записи денег, которые должны покинуть бизнес, который называется кредиторской задолженностью, вы будете использовать его для записи денег, поступающих в бизнес, который называется дебиторской задолженностью.
Какая информация должна присутствовать в счете на продажу?
Как правило, вы можете разбить накладную на две части: заголовок накладной и ядро выставления счета. Заголовок счета содержит:
- Наименование и адрес продавца.
- Имя и адрес получателя.
- Дата выставления счета - это жизненно важно! Часы начинают тикать для клиента в день выставления счета. Если у вас есть ограничение по времени для оплаты, которое вы должны, то включение даты гарантирует, что все будут на одной странице о том, когда должен быть произведен платеж.
- Уникальный номер счета.
- Номер заказа на поставку, если вы используете систему заказов на покупку для управления своими бизнес-покупками.
Ядро биллинга содержит:
- Подробное описание предоставляемых услуг или поставляемых продуктов, включая количество и цены.
- Любые применимые налоги с продаж.
- Общая цена, которая причитается.
- Условия оплаты. Например, вы можете указать «нетто 30», что означает, что вся сумма должна быть выплачена в течение 30 дней.
- Способ оплаты, такой как реквизиты банковского счета или имя человека, которому клиент может отправить чеки.
Что такое счет-фактура в бухгалтерском учете?
Многие компании имеют достаточное количество клиентов, которые не платят сразу. Если вы используете метод начисления счетов-фактур, вы будете регистрировать доход, когда вы его заработали, а не когда деньги попадут на ваш банковский счет. Это означает, что вам нужен метод для регистрации дохода, который вы имеете право получать, но который вы еще не получили. Счет-фактура продаж в терминах учета представляет собой «дебиторская задолженность» или «A / R». Дебиторская задолженность представляет все платежи, которые причитаются вашему бизнесу и еще не были оплачены клиентами.
Если подумать, то, что вы на самом деле делаете, когда создаете счет, продлевает беспроцентный кредит клиента на короткое время. Вы разрешаете им получать товары или услуги до оплаты, основываясь на доверии, что оплата будет произведена на дату оплаты. Дебиторская задолженность - это просто способ записать это доверие.
Как вы записываете счет?
A / R невероятно ценны для вашего бизнеса, потому что, когда им платят, они немедленно конвертируются в деньги. Таким образом, вы будете отражать их как активы на балансе компании. Обычно активы перечисляются в порядке ликвидности, которая измеряет, как быстро что-то может быть конвертировано в денежные средства. Таким образом, из всех активов вашего бизнеса наличные являются наиболее ликвидными, а такие активы, как недвижимость, акции хедж-фондов и другие альтернативные инвестиции, являются наименее ликвидными, поскольку эти предметы продать гораздо труднее.
Дебиторская задолженность указана как оборотные активы, поскольку платеж должен быть получен от клиента в течение одного года или менее. И, поскольку они конвертируются в наличные, в момент оплаты счета, A / R являются одними из ваших наиболее ликвидных активов. Как правило, вы перечисляете их ниже денежных средств на балансе, а цифра, которую вы вводите, представляет собой просто общую сумму всех ваших неоплаченных счетов.
В чем разница между дебиторской и кредиторской задолженностью?
Обратной стороной дебиторской задолженности является кредиторская задолженность. A / P возникают, когда вы должны деньги своим поставщикам, потому что вы еще не оплатили счет. Как учетная запись, она представляет ваше обязательство погасить краткосрочную задолженность. Чтобы проиллюстрировать это, представьте, что поставщик отправляет вам ящик с виджетами, а через несколько дней отправляет счет на сумму 500 долларов. Вы обязаны заплатить эти деньги, поэтому вы записываете 500 долларов США как дебет в колонке кредиторской задолженности и одновременно зачисляете 500 долларов США на расходы на сырье, которые обычно указываются как стоимость проданных товаров. Ваш поставщик ожидает получения платежа, поэтому он записывает накладную в свой столбец дебиторской задолженности.
Затем, когда вы пишете чек для оплаты счета, вы вводите кредит в размере 500 долларов США в столбец кредиторской задолженности и дебет в 500 долларов США для текущего счета. Если кто-нибудь посмотрит на ваш отчет о доходах, он сразу увидит общую сумму, которую бизнес несет в неоплаченных счетах.
Что делать, если клиент не платит?
В идеальном мире все ваши клиенты будут оплачивать все ваши счета вовремя, каждый раз. В реальном мире клиенты платят поздно, а некоторые вообще не платят. Проблема здесь заключается в том, что в вашей записи о дебиторской задолженности предполагается показывать остаток всех счетов, которые будут конвертированы в наличные в ближайшем будущем. Если клиент не платит за 90, 120 или 360 дней - или вообще не платит - это нарушит точность вашего баланса.
Правило номер один по взысканию задолженности заключается в том, что чем дольше должен быть платеж, тем сложнее его получить. Одним из важных вычислений для любого бизнеса является определение возраста ваших счетов с помощью процесса, называемого «старением». Если вы используете программное обеспечение для бухгалтерского учета, обычные категории для этого типа отчетов включают в себя:
- Текущий: Должен немедленно.
- От 1 до 30 дней: в течение следующих 30 дней.
- Просрочено от 31 до 60 дней.
- Просрочено от 61 до 90 дней.
- Просрочено 91 день и т. Д. С шагом 30 дней.
Цель устаревания заключается в том, чтобы узнать, какие счета требуют последующей проверки, например, позвонить клиенту или отправить счет в агентство по сбору платежей. Это также дает некоторое представление о том, собираете ли вы платежи слишком медленно и берете ли на себя слишком большой кредитный риск. Если дебиторская задолженность поступает слишком медленно, вы можете столкнуться с серьезной проблемой денежных потоков, и вам придется занимать деньги для покрытия ваших ежедневных операционных расходов.
