Большинство людей в бизнесе регулярно представляют документы в виде вложений электронной почты. Однако лучше всего создать красивую папку для почтовой рассылки. Ваша цель при написании любого документа для деловых целей - включить информацию, которая нужна другой стороне, на профессиональном языке. Это не означает, что язык должен быть бровым или неясным. Если те, кто прочтет документ, могут не полностью понять, рассмотрите возможность создания отдельной страницы маркированной информации, чтобы объяснить основной документ.
Соберите всю информацию, необходимую для вашего документа. Дайте четкую информацию в документе в размере шрифта, который могут легко прочитать другие. Поэкспериментируйте с размерами шрифтов и стилями печати, чтобы создать хорошее визуальное впечатление. Попросите кого-нибудь, кому вы доверяете, просмотреть документ, прежде чем отправить его.
Укажите имя, должность и отдел лица, которое получит документ. Укажите имя автора документа, адрес электронной почты и контактные телефоны. Введите такую информацию в верхнем правом углу титульной страницы или центрируйте эту информацию внизу.
Напишите резюме, в котором указано, какую информацию предоставляет документ. Например, укажите, что документ является заявкой на контрактную работу. Ограничьте исполнительное резюме до половины страницы или меньше. Напишите этот раздел так, как будто читатель не знает, какая информация содержится в документе. Резюме должно содержать информацию, которой лицо, получающее документ, может поделиться с другими.
Предложите информацию о проекте, который вы хотите обсудить, сначала начав с самой важной информации. Привлеките интерес читателя и постарайтесь провести его через каждый абзац. Деловые документы имеют тенденцию становиться скучными со слишком большим количеством слов. Создайте подзаголовки, чтобы представить информацию более интересным способом.
Раскрась картинку своими словами. Помогите читателю визуализировать то, что вы пытаетесь сделать, используя язык, который описывает, что должно произойти.
Предупреждение
Напишите любой деловой документ по уровню образования читателя. Если вы планируете нанять экскаваторную компанию для вывоза грязи со строительной площадки, используйте язык, который компания будет использовать в своей повседневной работе, а не научное описание.
