При создании системы бухгалтерского учета предприятия и некоммерческие организации должны создать основу для внутреннего контроля. Процесс внутреннего контроля помогает гарантировать, что система работает хорошо и что все задействованные сотрудники работают так, как ожидается. Наличие такой важной бизнес-функции обеспечивает разумную гарантию за счет снижения вероятности ошибок и защиты активов организации. Из-за его важности, компании хорошо учитывать основные принципы внутреннего контроля.
обязанности
Компании должны четко установить обязанности. Присвоение конкретных обязанностей отдельным лицам гарантирует, что они понимают свою роль в поддержании внутреннего контроля. Если ответственность за внутренний контроль постоянно игнорируется, эффективная система внутреннего контроля прояснит, кто не выполняет поставленную задачу.
Бухучет, ведение учета, делопроизводство
Память не является безошибочным инструментом, особенно когда имеешь дело с большими объемами информации или транзакциями. Правильные процедуры ведения учета позволят компаниям иметь точную историю транзакций под рукой. Такие исторические данные позволяют компании ссылаться на них позже, если проблема обнаружена или если требуется разъяснение.
Страхование и Бондинг
К сожалению, даже лучшая система внутреннего контроля не может предотвратить потерю актива. Страхуя активы и связывая сотрудников, организация может быть уверена, что ей будет возмещена стоимость актива, если актив украден или иным образом незаконно присвоен.
Отчеты и хранение активов
В системе внутреннего контроля люди, которые имеют физический доступ к денежным средствам и другим активам, не являются теми же людьми, которые ведут записи, относящиеся к этому активу. Если, например, лицо, ответственное за ведение учета мелкой наличности, было тем же лицом, у которого был ключ от коробки мелкой наличности, для этого человека было бы легко помочь себе получить наличные, фальсифицируя учет мелкой наличности. Человек, который ведет учет активов, не должен иметь физического доступа к активам, которые он отслеживает.
Ответственность за связанные транзакции
Иногда для выполнения одной транзакции необходимо выполнить несколько задач. В этом случае важно, чтобы разные сотрудники выполняли отдельные задачи, составляющие транзакцию. Это гарантирует, что в выполнении задания участвовало более одного человека, что повышает вероятность обнаружения любых ошибок или мошеннических действий.
Технологический контроль
Охранная сигнализация, электронные клавиатуры и другие технологические функции безопасности могут помочь организациям защитить активы. Технологии часто могут использоваться там, где люди не могут, и могут работать 24 часа в сутки, не требуя дополнительной оплаты или перерывов. Умные компании дополняют свои системы внутреннего контроля соответствующей и экономически эффективной технологией.
Независимый обзор
Компании должны регулярно пересматривать свои системы внутреннего контроля. Это должен сделать человек, который не выполнил ни одной проверяемой работы. Независимый оценщик может объективно отчитываться о работе, выполняемой на протяжении всего процесса внутреннего контроля, и у него нет оснований скрывать ошибки или чрезмерно оптимистично оценивать процедуры контроля.
