Повестки дня похожи на высокооктановое топливо для совещаний - они могут значительно повысить эффективность и производительность любого процесса принятия решений. Одна хорошая повестка дня может сократить количество собраний, необходимых для завершения проекта, вдвое и значительно уменьшить склонность собраний переходить в дискуссии, которые бесполезны для достижения цели.
Роль повестки дня
Целью повестки дня является содействие процессу принятия решений среди членов группы. Это может быть для обновления технологии или обсуждения бюджета. Повестка дня помогает сосредоточить внимание участников на окончательном решении. Повестки дня также облегчают оценку успеха совещания, предоставляя контрольный список для последующих действий и подотчетности.
Форматы
В первой строке повестки дня должны быть указаны цель и цель встречи. Некоторые форматы повестки дня предпочитают указывать цель вместе с подцелями после каждого пункта повестки дня. Оба формата создают основу для обсуждения. Повестки дня могут варьироваться от простых до сложных. Они могут включать в себя вложения и материалы для чтения или повестку дня предыдущего заседания. Тип используемого формата обычно определяется формальностью и продолжительностью собрания. Хорошее эмпирическое правило заключается в том, что формат должен соответствовать одежде участников собрания; то есть встреча, полная сандалий и шорт, может пройти с неформальной повесткой дня, в то время как комната, полная костюмов, может потребовать формальной повестки дня.
Неформальный против Формальный
Короткая или неформальная встреча может быть включена в электронное письмо или напоминание о встрече. Он может содержать одну строку для цели собрания, а затем три-пять коротких вопросов для обсуждения. Длинная повестка дня обычно представляет собой полную страницу, которая включает заголовок, место встречи, дату и время, цели и темы или темы для обсуждения. Длинные встречи должны также включать время для каждой темы обсуждения и имя докладчика. Оба формата повестки дня должны заканчиваться разделом «Последующие шаги» для последующих действий. Эти «Следующие шаги» станут основой для вопросов повестки дня на следующей встрече.
