Встречи могут быть самой продуктивной частью вашего дня или полной тратой времени. Все зависит от структуры собрания и от мастерства руководителя, проводящего собрание. Если ваша работа состоит в том, чтобы назначить встречу, одна из ваших самых важных целей - создать повестку дня. Правильная маркировка пунктов повестки дня для собрания имеет важное значение, так как эти пункты повестки дня задают тон для собрания и помогают не допустить отклонения обсуждения.
Пометьте пункт повестки дня как «информационный», если его цель состоит в том, чтобы предоставить справочную информацию другим участникам собрания. Например, член проектной команды, возможно, должен будет объяснить сферу предлагаемых изменений программного обеспечения на начальном стартовом совещании. Этот тип пункта повестки дня собрания является информационным. Участники не должны соглашаться или не соглашаться по этому пункту; им просто нужно впитывать информацию.
Создайте повестки дня совещаний для пунктов, которые требуют обсуждения, но не должны решаться на совещании. Консультативные пункты повестки дня дают участникам возможность поделиться своими проблемами и высказать свое мнение по обсуждаемым вопросам. Например, совещание, посвященное предлагаемому обновлению компьютерного оборудования, может включать несколько консультативных пунктов повестки дня, включая обсуждение рассматриваемых аппаратных решений. Руководитель проекта может дать краткий обзор каждого предложенного решения, а затем провести общее обсуждение оставшимися участниками совещания.
Пометьте пункт повестки дня собрания как «решение проблем», если его цель - прийти к решению во время встречи. Этот ярлык основан на цели конкретной встречи, которую вы планируете. Пункт повестки дня может быть помечен как консультативный на одном совещании и решение проблем на следующем, так как проект переходит от начала к решению. Например, консультативный пункт повестки дня о выборе оборудования может перейти к решению проблемы на следующем собрании, когда участников попросят фактически выбрать аппаратное решение.
Создайте пункт повестки дня встречи с пометкой «Запрос о помощи», если его цель - обратиться за помощью к другим участникам встречи. Эти элементы могут послужить продолжением следующей встречи, где каждый член команды проекта предоставит обновление и предоставит остальной группе информацию о состоянии проекта.
