Когда у компаний есть работа для заключения контракта, они часто выдают Запрос предложений (RFP) квалифицированным лицам, компаниям и подрядчикам, которые способны выполнить эту работу. Будет ли вам предоставлена работа или нет, во многом будет зависеть от ваших контактов в компании, которая выпустила запрос предложений, но это также будет зависеть от того, как вы ответите на запрос. Отправка предложения в ответ на запрос предложений намного более формальна, чем отправка ответа по электронной почте, чтобы выразить вашу заинтересованность, и должна выполняться на профессиональной основе. Если вы получили запрос предложений на интересующий вас проект, выполните следующие действия, чтобы ответить правильно.
Прочитайте запрос предложений и убедитесь, что вы четко понимаете, чего хочет компания. Позвоните в компанию по телефону, если вы не уверены в каких-либо вопросах и нуждаетесь в разъяснениях. Короткое интервью этого человека намного более профессионально, чем представление ответа, который неверно истолковывает запрос. Кроме того, у него есть возможность лично познакомиться с вами, что поможет компании пересмотреть ваше предложение.
Составьте план вашего ответа. Запрос предложений, который вы получили, вероятно, следовал определенному формату, чтобы связать то, что хочет компания. Используйте это как руководство, чтобы создать схему. Начните с составления маркированного списка всех заголовков разделов. Для каждого из них составьте список вопросов и ответов на них. Имея схему такого характера, которая поможет вам в процессе составления вашего предложения, вам будет проще и яснее ответить на запрос предложений.
Соберите команду для составления предложения. Некоторые люди в вашей организации могут иметь опыт в области, к которой относится предложение, в то время как другие могут обладать определенным талантом для составления письменных документов. Соберите небольшую команду, чтобы встретиться и проработать детали запрошенного предложения.
Напишите предложение. Содержание будет варьироваться от одного запроса к следующему, но следует помнить о некоторых рекомендациях. Определите и ответьте на все вопросы, которые были заданы в запросе предложений, и решите все вопросы, которые есть у компании. Не бойтесь использовать метод с добавленной стоимостью, определяя ключевые элементы, которые вы можете предложить, но другие не могут. Вам также следует четко понимать требования запроса предложений, указав конкретные результаты, которые вы предоставите в рамках проекта, а также прогнозируемые сроки для каждого и разбивку цен для всех аспектов предлагаемого проекта.
Подготовьте дополнительные элементы, которые будут представлены вместе с вашим предложением. Начните с написания краткого исполнительного резюме, которое дает краткий обзор всего, что говорится в предложении. Вы также должны написать одностраничный документ, который объясняет направленность и опыт вашей компании. Замените это личной биографией, если вы являетесь человеком, а не компанией. Завершите, написав краткое сопроводительное письмо, чтобы объяснить, как вы получили запрос предложений и заинтересованы в проекте, и заявить, что прилагаемое предложение передается на рассмотрение. Включите полную контактную информацию в сопроводительное письмо и предложение.
Отправьте материалы в компанию, которая выпустила запрос предложений. В запросе предложений, вероятно, указана дата, к которой материалы должны быть возвращены. Обязательно предоставьте все материалы до этой даты. Рекомендуется также связаться с компанией через неделю после этой даты, чтобы спросить, можете ли вы предоставить дополнительную информацию по этому вопросу.
подсказки
-
Компании редко делают выбор, основываясь только на предложении; однако, как правило, всегда полезно отвечать на RFP и добросовестно пытаться предоставить максимально подробную информацию, представленную максимально профессионально.
