Запрос на предложение, также известный как RFP, - это документ, который вы создаете, когда вам необходимо приобрести новые товары или услуги для вашего бизнеса. В запросе предложений изложены ваши конкретные потребности для потенциальных поставщиков и предложено им представить предложения для рассмотрения, что позволяет вам выбрать поставщика, который может предоставить лучший уровень обслуживания для вашего бизнеса в рамках бюджета, который вы разрешаете. Несмотря на то, что нет стандартизированного формата для написания RFP, эти пошаговые инструкции помогут вам создать эффективный и понятный RFP для любых бизнес-задач.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Компьютер с программой обработки текста
-
Принтер (для рассылки)
-
Бумага (для рассылки)
-
Конверты / почтовые расходы (для рассылки)
-
Доступ в интернет (для отправки по электронной почте)
Определите ваши потребности. Вы хотите потратить некоторое время на то, чтобы точно определить, о чем вы просите, и сколько вы готовы за это заплатить. Запрос предложений будет охватывать как ваши необходимые «иметь-иметь» (ваши требования), так и ваши «хорошие-иметь» (ваши желания), но не забудьте указать, что поставщик должен предоставить или предоставить, чтобы получить ваш бизнес, Это важная часть процесса - если вы не можете четко определить свои потребности, вы не получите обратно предложения, которые соответствуют этим потребностям.
Составить план. Опять же, хотя нет жестких и быстрых правил составления запроса предложений, предоставьте наиболее точную и конкретную информацию, какую только сможете. По крайней мере, вы, вероятно, обнаружите, что используете заголовки разделов, которые включают введение (не только введение в вашу компанию, но и проект / потребность и то, как вы хотите, чтобы эта потребность была удовлетворена), требования («есть -включающие »), критерии выбора, которые вы будете использовать для определения того, кому вы будете назначать ставку, бюджет (сколько вы готовы потратить) и сроки (насколько быстро вам это нужно сделать). Вы можете обнаружить, что добавляете или вычитаете разделы, если это необходимо для вашего конкретного запроса предложений, или даже добавляете подразделы для дополнительной информации, которую продавец должен знать перед началом торгов.
Уточните ваш раздел требований. Обычно это самый длинный раздел, который требует наибольшего внимания. Обязательно изложите, что вам нужно сделать, а не то, как вам это нужно - если только процесс не является специфической и важной частью проекта. Кроме того, используйте четкие слова, чтобы различать ваши «должны иметь» (использовать будет, должен и требуется) и «иметь» (может, может и необязательно).
Напишите ваш запрос предложений. Вы можете искать в Интернете образцы запросов предложений, если у вас есть блок писателя.
Проверьте орфографию и проверьте свою заявку. В некоторых отраслях неуместная десятичная точка может иметь огромное значение.
Распределите ваш запрос предложений. Вы можете отправить его по электронной почте или по электронной почте потенциальным поставщикам, с которыми вы знакомы, или сделать его доступным другими способами, например разместить его на веб-сайте вашей компании.
Выберите выигрышную ставку.
подсказки
-
Подготовьте ваш запрос предложений за 8 - 10 недель до того, как вам понадобится проект или услуга. Это дает время для предложений для фильтрации и принятия наилучшего решения.
Заранее решите, какие критерии выбора вы будете использовать для определения выигравшей ставки. Все компании имеют разную силу и адаптируют свое предложение к этим сильным сторонам. Вы ищете лучшую цену, наиболее опытного продавца или самое быстрое время выполнения заказа?
Вы можете попросить поставщиков подготовить свои предложения определенным образом или в формате, но сообщите им это требование в запросе предложений.
Предупреждение
Обычно поставщик платит за подготовку собственного предложения / заявки, что является обычной практикой в большинстве отраслей. Однако вы можете четко изложить это в своем запросе предложений.
