Когда вашему бизнесу предлагается ответить на запрос предложения, потенциальный клиент приглашает вас представить официальный ответ с указанием того, как вы будете выполнять контракт. В то время как потенциальные участники торгов часто не обязаны официально отклонять такие приглашения, вы всегда должны сообщать о своих намерениях в письменном виде, а также по неофициальным каналам.
Делать ставку или не делать ставку
Прежде чем компания решит отклонить RFP, внутренняя проверка RFP является разумным шагом. Практические внутренние причины отклонения включают оценку проекта, планирование и отсутствие опыта в отношении запрашиваемых услуг или продуктов. Тем не менее, внешние причины вашей компании должны быть указаны дипломатически - возможность будущих деловых отношений никогда не следует упускать из виду.
Соответствующие официальные и неофициальные ответы
Каждый процесс запроса предложений может иметь уникальные требования к тому, как официально отклонить заявку. Например, в некоторых запросах предложений указана конкретная дата «без торгов» - в таких случаях вы должны приложить все усилия, чтобы выразить свое намерение отказаться от участия в процессе подачи заявок до даты, указанной в запросе предложений. Это особенно важный шаг для правильной обработки, если вы изначально просили включить вашу компанию в процесс запроса предложений.
В запросе предложений должен быть указан список лиц, с которыми вам следует связаться при отклонении запроса предложений, и вы должны уведомить об этом одного или нескольких из этих людей по почте. Неформальные методы связи, такие как телефон и электронная почта, также рекомендуется. В интересах расширения будущих бизнес-возможностей вы должны попытаться изящно сказать «нет» - иногда его называют «нет» заданию, а человеку «да». Это разумный подход, когда вы отказываетесь от запроса предложений.
