Написание претензий и корректировочных сообщений требует подготовки и планирования, прежде чем вы начнете писать. Напишите из простой схемы, чтобы держать вас в порядке. Решите, что вы хотите, чтобы читатель сделал. Например, вы хотите вернуть свои деньги или заменить товар? Письмо-претензия - это способ решения проблем, связанных с ошибками, которые могут быть внесены, и могут потребовать корректировки. Сообщение о корректировке - это ответ на письмо с претензией, направленное против вашей компании.
Предметы, которые вам понадобятся
-
поступления
-
банкноты
Претензия
Напишите о соответствующих фактах в первом абзаце. Начните с проблемы. Объясните, что именно произошло, и причину, по которой вы пишете письмо с претензией.
Объясните, почему вы считаете, что ваше требование должно быть удовлетворено во втором абзаце. Расскажите читателю об особенностях претензии и правовых обязанностях и справедливости. Например, продукт не функционировал так, как предлагалось рекламой.
Начните третий абзац, запросив действие. Спросите, что вы ожидаете от читателя. Включите дату, к которой вы ожидаете действий. Не угрожайте, но объясните, какие дополнительные шаги вы можете предпринять, если ваш запрос не выполнен. Закройте «С уважением» и своей подписью над напечатанным именем.
Сообщение о корректировке
Начните свой первый абзац с предложения одобрения. Сначала дайте клиенту хорошие новости и выполняйте требования клиента.
Начните второй абзац с объяснения ошибки. Объясните причину проблемы. Не назначайте вину. Сосредоточьтесь на ваших текущих усилиях, чтобы избежать ошибок и трудностей.
Выразите свою благодарность за бизнес клиента в третьем абзаце. Прошу прощения, если вы чувствуете, что должны это сделать. Если вы не можете выполнить все элементы запрошенной корректировки, объясните причину и добавьте все необходимые сведения о том, как вы будете реагировать на запрос.
Закройте письмо «С уважением», напечатайте и подпишите свое имя.
Проверьте свое письмо, чтобы убедиться, что тон дружелюбный. Старайтесь не звучать снисходительно или подло.
подсказки
-
Сохраните копию вашего письма для ваших записей.
Предоставьте в качестве приложений документы, такие как счета, рекламные материалы или квитанции, которые могут поддержать то, что вы пишете.
