Современные деловые письма обычно используют один из двух используемых типов пунктуации: смешанная пунктуация и открытая пунктуация. Смешанная пунктуация требует двоеточия, чтобы следовать за вступительным приветствием - «Дорогая миссис Смит», - и запятой для завершения дополнительного закрытия - «С уважением». В открытой пунктуации и двоеточие, и запятая могут быть опущены. Этот стиль популярен в Соединенных Штатах, а также набирает популярность в Европе.
Что такое открытая пунктуация?
Открытая пунктуация является относительно новой концепцией в грамматике английского языка и была популяризирована с использованием компьютеров. Это предполагает минимальное использование знаков препинания по всему тексту письма. Благодаря возможности электронного анализа правописания и грамматики, стиль открытой пунктуации становится все более и более приемлемым.
Примеры открытой пунктуации включают в себя:
- JT Доу PhD вместо J.T. Доу, доктор философии,
-
Искренне вместо
С уважением,
* Уважаемый мистер Родригез вместо Уважаемый господин Родригес!
и так далее. По сути, вы не будете использовать точки в сокращениях, сокращениях или времени дня. Не добавляйте запятые, если в этом нет необходимости.
Что такое смешанная пунктуация?
Если вы предпочитаете более традиционный стиль, попробуйте использовать смешанную пунктуацию. Это письмо форматирует мост между открытой и закрытой пунктуацией. Вы добавите двоеточие после приветствия и запятую после закрывающей строки.
Пример:
Уважаемый мистер Фрейзер!
Тело письма
С уважением, (ваше имя)
Пунктуация в адресной строке
Традиционно после каждой адресной строки используется запятая. В последние годы открытая пунктуация становится все более популярной в деловых печатных буквах. В этом стиле обычно нет знаков препинания в конце адресных строк. Это означает, что каждая строка адреса может быть оставлена без знаков препинания:
Корпорация ABC
ABC Street
Townville KY 40243
Однако, если вам больше нравится традиционный стиль, вы можете использовать запятую в каждой строке адреса, кроме последней, которая является более современным стилем написания адресов на формальных письмах.
Пунктуация в деловом письме США против Европы
Традиционные правила Соединенных Штатов для написания деловых писем гласят, что после приветствия делового письма следует использовать двоеточие; запятую следует использовать после дополнительного закрытия. Этот стиль известен как смешанная пунктуация. В Европе, напротив, запятая традиционно используется как после приветствия, так и при дополнительном закрытии во всех деловых письмах. Как и в США, открытая пунктуация начала приниматься и здесь.
Пунктуация в теле
Для форматов блоков или форматов, в которых каждая строка начинается с левого поля, макет был немного изменен. Тело письма сохраняется выровненным, и между каждым абзацем остается пустая строка. Знаки препинания в теле письма должны сопровождаться грамматикой и синтаксисом. Контекст основной части остается в основном тем же, со вступительным заявлением о целях и последующими параграфами, в которых указывается исходная информация и вспомогательная информация. Здесь открытая пунктуация не используется.
Деловые электронные письма
В более новых версиях Microsoft Office есть шаблоны деловых писем, в которых стиль написания использует в основном открытую пунктуацию. Например, Microsoft Office 2000 предлагает три типа мастеров деловых писем, которые можно использовать для написания писем по вашему выбору. Все они следуют различным стилям и правилам пунктуации.
