Как владелец малого бизнеса, вы хотите создать продуктивную рабочую среду, которая стимулирует творчество и инновации. Небольшое переполненное пространство со старой мебелью и устаревшими компьютерами может повлиять на моральный дух сотрудников и общую производительность. Поэтому важно создать современную офисную систему, которая обеспечит заинтересованность и мотивацию вашей команды. Думайте об этом как об инвестициях в ваш бизнес.
подсказки
-
Офисная система представляет собой взаимосвязанную сеть ресурсов, которая обеспечивает бесперебойную рабочую среду.
Что такое офисная система?
Термин офисная система имеет разные значения для разных людей. В общем, это относится к различным компонентам и элементам офиса, от компьютеров и рабочего оборудования до его физической планировки и окружения. Он также охватывает взаимодействие сотрудников и общую офисную культуру.
Без этих элементов офис - это просто комната или пустое пространство. Именно люди и оборудование превращают это пространство в визуально привлекательную, продуктивную среду, которая соответствует их видению и целям. На самом деле, некоторые источники говорят, что производительность до На 20 процентов выше в компаниях с хорошо спроектированными офисными помещениями _._ Сотрудники должны чувствовать себя безопасно и комфортно на рабочем месте и иметь доступ к качественному оборудованию, чтобы они могли достичь максимальной производительности.
Физическое рабочее пространство напрямую влияет на производительность вашей команды и удовлетворенность работой. Благополучие сотрудников и производительность труда тесно связаны. Счастливые сотрудники будут чувствовать себя более мотивированными и будут работать усерднее, чтобы помочь организации расти и достигать своих целей. Это приведет к более счастливым клиентам и более высокому качеству услуг.
Улучшить поток информации
Функциональная офисная система обеспечит доступ ваших сотрудников к нужным им знаниям, когда им это необходимо. Поэтому важно, чтобы вы предоставляли им современные компьютерные системы, программное обеспечение и оборудование, которые помогают облегчить поток информации. Рассмотрите возможность инвестирования в инструменты коллективной работы, такие как Slack и Asana, системы VoIP, офисное программное обеспечение, Ethernet и программное обеспечение для управления проектами.
Благодаря этим ресурсам ваша команда получит доступ к данным в режиме реального времени и сможет более эффективно общаться. Сотрудники, которые путешествуют или работают удаленно, смогут обмениваться файлами на ходу, общаться с коллегами через Интернет и быстро обмениваться информацией. Некоторые инструменты, такие как программное обеспечение для управления проектами, могут оптимизировать трудоемкие задачи, улучшить совместную работу и создавать отчеты с ценной информацией о проектах, над которыми вы работаете.
Рассмотреть возможность найма офис-менеджера
Как владелец бизнеса, у вас может не быть времени или опыта, необходимых для обеспечения надлежащего функционирования офисной системы. Вы бы предпочли сосредоточиться на ключевых аспектах вашего бизнеса, таких как привлечение новых клиентов или расширение вашей деятельности. В этом случае рассмотрите возможность найма офис-менеджера. Он позаботится о том, чтобы ваш офис работал бесперебойно, организовал его планировку, запланировал встречи и определил, какое программное обеспечение и другое оборудование необходимо вашей команде.
Функции офис-менеджера зависят от отрасли и типа бизнеса. Например, тот, кто работает в юридической конторе, будет выполнять другие обязанности, нежели тот, кто работает в креативном агентстве или исследовательской компании. В целом, офис-менеджеры несут ответственность за:
- Выполнение административных задач
- Наблюдение за сотрудниками
- Организация мероприятий, встреч и конференций
- Закупка программного обеспечения для бизнеса, канцелярских товаров и оборудования
- Управление офисными бюджетами
- Обеспечение соблюдения сотрудниками правил техники безопасности и охраны труда.
- Подготовка отчетов
- Анализ потребления энергии
- Хранение припасов на складе
- Поддержание состояния офиса
- Выявление неэффективности и областей улучшения
- Решение конфликтов и постановка задач
Кроме того, эти специалисты могут объяснить вашей команде офисные технологии и методы управления, провести обучение и выполнить общие ИТ-задачи. Некоторые могут даже обращаться с платежной ведомостью и бухгалтерским учетом. Их основная роль заключается в обеспечении бесперебойной работы вашего офиса.
Создать позитивную офисную культуру
Помимо инвестирования в качественное оборудование и соблюдение правил техники безопасности и охраны труда, важно создать позитивную офисную культуру. Ваши сотрудники - это ваши самые ценные активы, поэтому вам необходимо обеспечить рабочую среду, в которой им будет приятно проводить время. Культура компании является ключевым компонентом эффективной офисной системы.
Сосредоточьтесь на создании атмосферы, где люди чувствуют себя заинтересованными и мотивированными. Потратьте время, чтобы выслушать их мнение и регулярно запрашивать их отзывы. Они могут предлагать новые идеи и предложения о том, как снизить эксплуатационные расходы, привлечь больше клиентов или сделать работу лучше и быстрее. Призовите их высказать свое мнение и рассказать, что им нужно для более эффективной работы.
Простые вещи, такие как бесплатный кофе, переход на эргономичные столы и совместное празднование небольших достижений, могут иметь большое значение для удовлетворения сотрудников и повышения производительности. На самом деле, организации с привлеченными работниками сообщают о ошеломляющая производительность на 202% чем без них. Хорошо продуманная офисная система может быть именно тем, что вам нужно для развития вашего бизнеса и получения конкурентного преимущества.
